Die Zahlungsuhr nach VOB/B führen

Legen Sie den Vertrag für die Baustelle mit seiner Vertragsart, dem bepreisten Zahlungsplan und dem Sicherheitseinbehalt an, damit die Beträge, gegen die Sie abrechnen werden, dokumentiert sind, bevor die erste Abschlagsrechnung das Haus verlässt.

Warum: Eine Zahlungsfrist greift erst, wenn beide Seiten sich einig sind, was beauftragt wurde. Ein Vertrag, der den bepreisten Zahlungsplan trägt, macht aus einer bestrittenen Rechnung eine Rechenfrage statt eines Streits über den Leistungsumfang.

Bewerten Sie im Reiter Abschlagsforderungen die im Abrechnungszeitraum erbrachte Leistung gegen den Zahlungsplan und stellen Sie sie als Abschlagsrechnung, mit dem abgedeckten Zeitraum, dem abgezogenen Sicherheitseinbehalt und dem geforderten Nettobetrag.

Warum: Die Uhr wird gegen dieses Dokument gezählt, also muss es Leistung, Zeitraum und Betrag benennen, bevor es hinausgeht. Eine prüfbare Aufstellung setzt die Frist in Gang; eine nicht prüfbare kommt als Rückfrage zurück, und die Rückfrage kostet Sie genau die Tage, die ihre Beantwortung braucht.

Eröffnen Sie eine Zahlungsuhr und wählen Sie die deutsche Regelung für Abschlagszahlungen nach § 16 VOB/B. Tragen Sie das Datum des Zugangs der Aufstellung beim Auftraggeber als Antragsdatum ein, dazu den beantragten Betrag und die Währung.

Warum: Die Frist läuft ab Zugang, nicht ab dem Tag, an dem Sie die Rechnung gedruckt haben. Das Versanddatum einzutragen verschiebt jeden Termin zu Ihren eigenen Gunsten und lässt Sie mit einem Datum zurück, das Sie genau dann nicht belegen können, wenn es darauf ankommt.

Öffnen Sie die Detailansicht der Uhr. Der Zahlbetrag steht oben, darunter das Fälligkeitsdatum und der letzte Zahlungstermin, und die Herleitung führt jeden Termin auf die Vorschrift zurück, aus der er stammt. Bei einer VOB/B-Uhr bleiben die beiden Fristen für Zahlungs- und Kürzungsanzeige leer.

Warum: Sie bleiben leer, weil die VOB/B weder eine Zahlungsanzeige noch eine Kürzungsanzeige kennt: Es gibt nichts zuzustellen und nichts nachzuhalten, nur das Geld und den Termin, ab dem es nicht mehr pünktlich ist. Eine Herleitung, die Sie vorlesen können, macht aus einem Telefonat über eine verspätete Zahlung einen zitierfähigen Satz.

Kehren Sie im Lauf des Monats zur Liste zurück. Sie zeigt, wie viele Uhren das Projekt trägt und wie viele den letzten Zahlungstermin überschritten haben, kennzeichnet die überfälligen und füllt darunter das Verstoßregister. Öffnen Sie eine überfällige, und die Feststellungen benennen den offenen Betrag, die Tage über dem letzten Zahlungstermin und den Zinssatz, mit dem die gesetzlichen Verzugszinsen laufen.

Warum: Das Lesen einer Uhr schreibt ihr Register, deshalb sagt ein stilles Register in einem Projekt, das niemand öffnet, etwas über das Lesen aus und nichts über die Zahlungen. Die Verzugszinsen stehen Ihnen kraft Gesetzes zu und laufen ab dem Überschreiten des Termins, ohne gesondert geltend gemacht werden zu müssen; zwischen Ihnen und ihnen steht allein ein Nachweis, der sagt, ab wann.

Öffnen Sie in den Finanzen die Seite der Forderungen: die aus der bestätigten Abschlagsforderung erzeugte Rechnung, ihr Fälligkeitsdatum und den Gesamtbetrag, den das Projekt überfällig mitträgt. Er steht im selben Kassenbild wie das Geld, das Sie für die Leistung, die er bezahlt, längst ausgegeben haben.

Warum: Genau das ist eine nicht verfolgte Zahlungsfrist: Ihr eigenes Betriebskapital, dem Auftraggeber unentgeltlich geliehen, solange es niemand zählt. Den überfälligen Gesamtbetrag neben dem Budget zu sehen, macht aus vagem Nachhaken die Entscheidung, welche Rechnung zuerst eskaliert wird.

Schreiben Sie das Nachfristschreiben und legen Sie es zusammen mit der Rechnung und dem Stand der Zahlungsuhr ab, den es zitiert: Zugangsdatum, letzter Zahlungstermin, Verzugstage und offener Betrag. Das Modul führt keine eigene Nachfrist, dieser Termin wird von Ihnen gesetzt und von Hand überwacht.

Warum: Wenn eine Zahlung eskalationswürdig wird, sind die Fakten Monate alt und über drei Postfächer verstreut. Ein Schreiben, dessen sämtliche Daten aus einem laufend geführten Nachweis stammen, setzt die Buchhaltung des Auftraggebers in Bewegung, und es ist dieselbe Akte, nach der jeder, der Sie später berät, zuerst fragt.