Libérer une somme provisoire et facturer les frais de coordination

Saisissez chaque somme que porte le bordereau : les sommes provisoires que le maître d'ouvrage retient pour un périmètre non défini, les sommes à valoir représentant des lots à mettre en appel d'offres, et la provision pour aléas. Donnez à chacune le périmètre qu'elle couvre, pas seulement un chiffre.

Pourquoi: Une somme sans périmètre déclaré est décaissée pour ce qui arrange, et le temps que quelqu'un demande à quoi elle servait, la réponse est une liste d'instructions sans rapport entre elles. Consigner le périmètre dès le départ est ce qui rend les décaissements discutables plus tard.

Portez les lots et les sommes du bordereau comme des postes sous une section qui leur est propre, puis ajoutez la commission de coordination comme une majoration limitée à cette section plutôt qu'au bordereau entier. Une majoration limitée s'applique au poste qu'elle nomme et à tout ce qui se trouve dessous, et peut remplacer une majoration globale là où les deux s'appliqueraient sinon.

Pourquoi: La commission de l'entrepreneur principal pour coordonner les spécialistes que le maître d'ouvrage attribue directement, et pour gérer ce que le maître d'ouvrage fournit, est un pourcentage sur une partie définie des travaux et non sur le chantier entier. Si ces lots ne vivent que dans un registre, la commission n'a pas d'assiette et finit par être un chiffre convenu verbalement par quelqu'un. Construisez d'abord la section et la commission devient de la configuration ; facturez d'abord la commission et elle n'a rien sur quoi se calculer.

Une fois le périmètre stabilisé, mettez le lot en appel d'offres dans les règles et attribuez-le. Le prix auquel il est attribué est ce qui est effectivement décaissé contre la somme, pas la somme elle-même.

Pourquoi: Une somme provisoire est une estimation de quelque chose que personne n'avait conçu, et l'écart entre la somme et le prix d'attribution est de l'argent qui appartient à quelqu'un. La mettre en appel d'offres plutôt que la convertir à sa valeur comptable est ce qui rend cet écart visible tant qu'il reste une décision à prendre à son sujet.

Enregistrez un décaissement pour le montant libéré et notez à quel lot il est allé. Le solde restant est calculé à partir des décaissements plutôt que stocké, et décaisser plus que ce qui était retenu est enregistré et signalé plutôt que refusé.

Pourquoi: Un solde stocké devient obsolète dès qu'on modifie un décaissement ; un solde dérivé ne le peut pas. Et le moment où une somme est dépassée est précisément le moment où le projet a besoin de le voir plutôt que d'en être empêché, car le travail est généralement déjà commandé à ce stade, et la conversation qui compte se tient avec le maître d'ouvrage, pas avec le logiciel.

Rapportez ce qui est retenu, ce qui a été décaissé, ce qui reste de chaque somme, et la commission de coordination gagnée par les lots. Portez les soldes non dépensés au maître d'ouvrage dans le cadre de la conversation de règlement.

Pourquoi: Une somme provisoire non dépensée revient au maître d'ouvrage au décompte final, et elle revient parce que quelqu'un l'a mise sur un tableau et l'a demandée. Rapporter les soldes chaque mois signifie que ce tableau existe déjà quand le règlement commence, au lieu d'être assemblé à partir d'instructions au moment où chaque chiffre est contesté.