核销一笔暂定金额并收取协调费

录入清单所承载的每一笔金额:业主为未定范围扣留的暂列金额、代表待招标标段的基本成本暂定金额,以及应急费。给每一笔都写明所覆盖的范围,而不只是一个数字。

原因: 一笔没有写明范围的金额,会被拿去支取任何方便的用途,等到有人问起它当初是干什么用的,答案已经变成一串互不相关的指示。一开始就把范围写清楚,才是日后能对支取提出质疑的前提。

把这些标段和金额作为条目放在清单中属于它们自己的一个分部下,然后把协调费作为限定在该分部、而不是整份清单上的一项加成加进去。限定范围的加成适用于所指定的那个条目及其之下的一切,并且在原本两种加成都会同时生效的地方,可以替代一个覆盖全清单的加成。

原因: 总承包商为协调业主直接委托的专业分包商、以及处理业主自供材料所收取的费用,是对工程中一个明确界定的部分收取的百分比,而不是对整个项目收取。如果这些标段只存在于一份登记表里,费用就没有计算基数,最终变成某人口头商定的一个数字。先搭建好分部,费用就成了一项配置;先收费用,它就没有可计算的对象。

一旦范围确定下来,就对该标段进行正式招标并发包。实际从这笔金额中支取的,是发包时的价格,而不是金额本身。

原因: 暂列金额是对尚无人设计完成的内容所做的估算,而这笔金额与发包价格之间的差额,是属于某一方的钱。通过招标而不是按账面价值直接转换,才能让这个差额在还有决策空间的时候就显现出来。

为已下达的金额登记一笔支取,并注明它去向哪个标段。剩余余额是从支取记录中算出来的,而不是单独存储的,支取超过所扣留的金额会被记录并标记,而不是被拒绝。

原因: 存储式的余额一旦有人修改某笔支取就会立刻过时;推导式的余额则不会。而当一笔金额被支取超支的那一刻,正是项目需要看清它、而不是被它拦下来的那一刻,因为到那时工作通常已经下达了,真正要谈的是和业主的对话,而不是和软件的对话。

报告每笔金额扣留了多少、支取了多少、还剩多少,以及各标段已赚取的协调费。把未动用的余额带到与业主的结算讨论中去。

原因: 未动用的暂列金额在最终结算时要归还给业主,而它之所以能归还,是因为有人把它列进了明细表并主动提出来问过。每月上报余额,意味着结算开始时这份明细表已经现成存在,而不是要在每个数字都被争论的那个时刻,靠翻查各种指示临时拼凑出来。