Закрыть период по ходу работ и подписать его

Проработайте ведомость за период: оцените завершённые объёмы, добавьте принятые в этом периоде изменения и сознательно исключите всё, что ещё оспаривается. Отметьте, что именно вы исключили и почему.

Зачем: Смысл закрытия периода по ходу работ - навсегда снять со стола урегулированную часть, а одной спорной позиции достаточно, чтобы держать открытым весь период. Подтвердить девяносто процентов сейчас и перенести десять на потом стоит намного больше, чем в итоге когда-нибудь согласовать всё сразу.

Сохраните версию ведомости в момент закрытия периода и назовите её по этому периоду, чтобы состояние, которое вы собираетесь подписать, можно было впоследствии восстановить в точности таким, каким оно было.

Зачем: После этого ведомость продолжает меняться, и это правильно. Именованная версия даёт вам возможность через год точно ответить, под какими цифрами стоят подписи, - не полагаясь на чью-то память и не замораживая документ, с которым проекту ещё предстоит работать.

Внесите акт за период в документы проекта: охватываемый им промежуток, подтверждённые объёмы и стоимость, включённые изменения, сознательно исключённые позиции и название версии ведомости, из которой он составлен.

Зачем: Подпись стоит ровно столько, сколько стоит документ под ней. Акт, в котором прямо названы охватываемый промежуток и собственные исключения, впоследствии нельзя истолковать как охватывающий больше или меньше, чем на самом деле, - а именно так чаще всего перестаёт держаться закрытие периода по ходу работ.

Откройте сессию подписания по акту, назовите подписанта с каждой стороны и дайте каждому подписать. Каждая подпись фиксируется по ссылке на этот документ вместе с моментом, когда она была поставлена.

Зачем: Две подписи под одним документом - в этом весь механизм. Два отдельных согласования в двух разных системах - вот что порождает классический спор, когда каждая сторона уверена, что согласовала нечто немного другое, и ни одна не может показать, что именно.

Представляйте закрытые периоды как накопительный набор: что подтверждено и подписано на сегодняшний день и что по-прежнему переносится как открытое. Возьмите этот набор в итоговый расчёт как исходную позицию.

Зачем: Итоговый расчёт, собранный из документов, которые обе стороны уже подписали, - это короткая встреча по открытым позициям. Итоговый расчёт, начатый с нуля по всей ведомости, приглашает пересмотреть всё подряд, включая то, что было честно закрыто два года назад и что сегодня уже никто не помнит согласовывавшим.