Rechnen Sie einen Zeitraum laufend ab und lassen Sie ihn unterschreiben

Arbeiten Sie die Abrechnung für den Zeitraum durch: bepreisen Sie die abgeschlossenen Mengen, fügen Sie die darin akzeptierten Änderungen hinzu, und lassen Sie bewusst alles noch Strittige aus. Vermerken Sie, was Sie ausgelassen haben und warum.

Warum: Der Sinn des laufenden Abrechnens ist, den abgerechneten Teil dauerhaft vom Tisch zu nehmen, und eine einzige strittige Position reicht, um einen ganzen Zeitraum offen zu halten. Neunzig Prozent jetzt zu bestätigen und zehn Prozent vorzutragen ist weit mehr wert, als schließlich alles zu vereinbaren.

Speichern Sie eine Version der Abrechnung in dem Moment, in dem der Zeitraum schließt, und benennen Sie sie nach dem Zeitraum, sodass der Zustand, den Sie gleich unterschreiben lassen, genau so abgerufen werden kann, wie er war.

Warum: Die Abrechnung bewegt sich danach weiter, und das ist richtig so. Was Ihnen die benannte Version verschafft, ist die Fähigkeit, in einem Jahr zu beantworten, gegen welche Zahlen die Unterschriften gegeben wurden - ohne jemanden bitten zu müssen, sich zu erinnern, und ohne ein Dokument einzufrieren, an dem das Projekt noch arbeiten muss.

Legen Sie die Zeitraumerklärung in den Projektdateien ab: den Zeitraum, den sie abdeckt, die bestätigten Mengen und den Wert, die eingeschlossenen Änderungen, die bewusst ausgeschlossenen Positionen, und den Namen der Abrechnungsversion, aus der sie stammt.

Warum: Eine Unterschrift ist nur so gut wie das Dokument darunter. Eine Erklärung, die ihren eigenen Zeitraum und ihre eigenen Ausschlüsse benennt, kann später nicht so gelesen werden, als deckte sie mehr oder weniger ab, als sie tatsächlich tat, was der mit Abstand häufigste Weg ist, auf dem eine laufende Abrechnung aufhört zu halten.

Öffnen Sie eine Unterschriftssitzung über die Erklärung, benennen Sie den Unterzeichner auf jeder Seite, und lassen Sie jeden von ihnen unterschreiben. Jede Unterschrift wird gegen diese Dokumentreferenz mit dem Zeitpunkt erfasst, zu dem sie gegeben wurde.

Warum: Zwei Unterschriften auf einem Dokument sind der ganze Mechanismus. Zwei getrennte Genehmigungen in zwei getrennten Systemen sind das, was den klassischen Streit erzeugt, bei dem jede Seite sicher ist, etwas leicht anderem zugestimmt zu haben, und keine zeigen kann, was.

Berichten Sie die abgerechneten Zeiträume als laufende Menge: was bis heute bestätigt und unterschrieben wurde, und was noch als offen vorgetragen wird. Bringen Sie diese Menge als Ihre Ausgangsposition zur Schlussrechnung.

Warum: Eine aus Dokumenten zusammengestellte Schlussrechnung, die beide Parteien bereits unterschrieben haben, ist eine kurze Besprechung über die offenen Punkte. Eine von der gesamten Abrechnung ausgehende Schlussrechnung lädt zu einer Überprüfung von allem ein, einschließlich der Teile, die vor zwei Jahren fair abgerechnet wurden und an deren Zustimmung sich heute niemand mehr erinnert.