Réglez une période en cours et faites-la signer

Travaillez le bordereau pour la période : chiffrez les quantités achevées, ajoutez les changements qui y ont été acceptés, et laissez délibérément de côté tout ce qui est encore contesté. Notez ce que vous avez laissé de côté et pourquoi.

Pourquoi: L'intérêt de régler au fil de l'eau est de retirer définitivement la partie réglée de la table, et un seul poste contesté suffit à maintenir toute une période ouverte. Confirmer quatre-vingt-dix pour cent maintenant et reporter dix pour cent vaut bien plus que d'espérer tout convenir un jour.

Enregistrez une version du bordereau au moment où la période se clôture et nommez-la d'après la période, de sorte que l'état que vous vous apprêtez à faire signer puisse être retrouvé exactement tel qu'il était.

Pourquoi: Le bordereau continue d'évoluer après cela, et c'est normal. Ce que la version nommée vous apporte, c'est la capacité de répondre, dans un an, sur quels chiffres les signatures ont été données - sans demander à quiconque de s'en souvenir, et sans figer un document sur lequel le projet doit encore travailler.

Classez la déclaration de période dans les documents du projet : la portée qu'elle couvre, les quantités et la valeur confirmées, les changements inclus, les postes délibérément exclus, et le nom de la version du bordereau dont elle est issue.

Pourquoi: Une signature ne vaut que ce que vaut le document en dessous. Une déclaration qui nomme sa propre portée et ses propres exclusions ne peut pas être relue plus tard comme couvrant plus ou moins que ce qu'elle couvrait, ce qui est de loin la façon la plus courante dont un règlement en cours cesse de tenir.

Ouvrez une séance de signature sur la déclaration, nommez le signataire de chaque côté, et laissez chacun signer. Chaque signature est consignée face à cette référence de document avec le moment où elle a été donnée.

Pourquoi: Deux signatures sur un document, c'est tout le mécanisme. Deux approbations séparées dans deux systèmes séparés, c'est ce qui produit le litige classique où chaque partie est certaine d'avoir accepté quelque chose de légèrement différent, et où aucune ne peut montrer quoi.

Rapportez les périodes réglées comme un ensemble courant : ce qui a été confirmé et signé à ce jour, et ce qui reste reporté comme ouvert. Apportez cet ensemble au décompte final comme votre position de départ.

Pourquoi: Un décompte final constitué à partir de documents que les deux parties ont déjà signés est une courte réunion sur les postes ouverts. Un décompte final entamé à partir du bordereau entier invite à une revue de tout, y compris des parties réglées équitablement il y a deux ans et dont plus personne ne se souvient avoir convenu.