Liquide un período en curso y hágalo firmar

Trabaje el presupuesto del período: valore las cantidades que están completas, añada los cambios que se aceptaron dentro de él, y deje deliberadamente fuera cualquier cosa aún en disputa. Anote lo que dejó fuera y por qué.

Por que: El objetivo de liquidar sobre la marcha es sacar la parte liquidada de la mesa de forma permanente, y basta una partida cuestionada para mantener abierto todo un período. Confirmar el noventa por ciento ahora y trasladar el diez por ciento vale mucho más que acordarlo todo eventualmente.

Guarde una versión del presupuesto en el momento en que el período se cierra y nómbrela por el período, de modo que el estado que va a hacer firmar se pueda recuperar exactamente como estaba.

Por que: El presupuesto sigue moviéndose después de esto, y eso es correcto. Lo que le compra la versión con nombre es la capacidad de responder, dentro de un año, contra qué cifras se dieron las firmas, sin pedirle a nadie que lo recuerde, y sin congelar un documento sobre el que el proyecto todavía necesita trabajar.

Archive la declaración de período en los documentos del proyecto: el tramo que cubre, las cantidades y el valor confirmados, los cambios incluidos, las partidas deliberadamente excluidas, y el nombre de la versión del presupuesto de la que se tomó.

Por que: Una firma vale solo lo que vale el documento debajo de ella. Una declaración que nombra su propio tramo y sus propias exclusiones no se puede leer después como si cubriera más o menos de lo que cubrió, que es la forma más común, con diferencia, en que una liquidación en curso deja de sostenerse.

Abra una sesión de firma sobre la declaración, nombre al firmante de cada lado, y deje que cada uno firme. Cada firma queda registrada contra esa referencia de documento con el momento en que se dio.

Por que: Dos firmas en un documento es todo el mecanismo. Dos aprobaciones separadas en dos sistemas separados es lo que produce la disputa clásica en la que cada lado está seguro de haber acordado algo ligeramente distinto, y ninguno puede mostrar qué.

Reporte los períodos liquidados como un conjunto corriente: lo que se ha confirmado y firmado hasta la fecha, y lo que sigue trasladándose como abierto. Lleve ese conjunto a la cuenta final como su posición de partida.

Por que: Una cuenta final montada a partir de documentos que ambas partes ya firmaron es una reunión corta sobre las partidas abiertas. Una cuenta final que empieza desde todo el presupuesto invita a una revisión de todo, incluidas las partes que se liquidaron justamente hace dos años y cuyo acuerdo ya nadie recuerda.