Liquide um período em curso e mande-o assinar

Trabalhe o mapa do período: orce as quantidades que estão concluídas, adicione as alterações que foram aceites dentro dele, e deixe deliberadamente de fora tudo o que ainda está em disputa. Anote o que deixou de fora e porquê.

Por quê: O objetivo de liquidar à medida que se avança é retirar definitivamente da mesa a parte liquidada, e um único item contestado basta para manter todo um período aberto. Confirmar noventa por cento agora e transportar dez por cento vale muito mais do que acordar tudo eventualmente.

Guarde uma versão do mapa no momento em que o período fecha e nomeie-a pelo período, de modo que o estado que está prestes a mandar assinar possa ser recuperado exatamente como estava.

Por quê: O mapa continua a mover-se depois disto, e isso está certo. O que a versão nomeada lhe dá é a capacidade de responder, daqui a um ano, contra que números as assinaturas foram dadas - sem pedir a ninguém que se lembre, e sem congelar um documento em que o projeto ainda precisa de trabalhar.

Arquive a declaração de período nos documentos do projeto: o intervalo que abrange, as quantidades e o valor confirmados, as alterações incluídas, os itens deliberadamente excluídos, e o nome da versão do mapa de onde foi tirada.

Por quê: Uma assinatura só vale o que vale o documento debaixo dela. Uma declaração que nomeia o seu próprio intervalo e as suas próprias exclusões não pode depois ser lida como abrangendo mais ou menos do que abrangia, que é de longe a forma mais comum de uma liquidação em curso deixar de se sustentar.

Abra uma sessão de assinatura sobre a declaração, nomeie o signatário de cada lado, e deixe cada um assinar. Cada assinatura fica registada contra essa referência de documento com o momento em que foi dada.

Por quê: Duas assinaturas num documento é todo o mecanismo. Duas aprovações separadas em dois sistemas separados é o que produz a disputa clássica em que cada lado tem a certeza de ter concordado com algo ligeiramente diferente, e nenhum consegue mostrar o quê.

Reporte os períodos liquidados como um conjunto corrente: o que foi confirmado e assinado até à data, e o que ainda é transportado como aberto. Leve esse conjunto para a conta final como a sua posição de partida.

Por quê: Uma conta final montada a partir de documentos que ambas as partes já assinaram é uma reunião curta sobre os itens abertos. Uma conta final iniciada a partir do mapa inteiro convida a uma revisão de tudo, incluindo as partes que foram liquidadas de forma justa há dois anos e cujo acordo já ninguém se lembra.