Eine GAEB-Ausschreibung gewinnen: vom LV zum Angebot

Legen Sie die GAEB-X83-Datei und die übrigen Vergabeunterlagen genau so in der Projektablage ab, wie der Auftraggeber sie versandt hat, mit Eingangsdatum und Angebotsfrist daneben.

Warum: Ausschreibungen werden während der Angebotsphase korrigiert und erneut versandt. Wer die tatsächlich kalkulierte Fassung dokumentiert hat, kann Wochen später belegen, auf welchen Stand sich sein Angebot bezieht.

Öffnen Sie den Reiter Importieren, ziehen Sie die X83-Datei hinein, prüfen Sie die Vorschau der eingelesenen Positionen und importieren Sie sie in ein neues LV, das nach der Ausschreibung benannt ist. Ordnungszahl, Einheit, Menge und Langtext jeder Position kommen unverändert an.

Warum: Das ist der Schritt, der das Abtippen erspart. Mehrere hundert Positionen von Hand zu erfassen ist genau die Stelle, an der eine vertauschte Menge oder eine verlorene Position zu einem Verlust wird, den Sie erst auf der Baustelle bemerken.

Legen Sie in der Kostendatenbank fest, auf welchen Preisen dieses Angebot aufbaut, ob auf Ihren eigenen erfassten Kosten oder auf einem gepflegten Katalog, und ergänzen Sie die Leistungen aus dem LV, für die Sie noch keinen Preis führen.

Warum: Ein Preis, dessen Herkunft Sie benennen können, ist ein Preis, den Sie im Aufklärungsgespräch belegen können. Die Grundlage vorab festzulegen verhindert außerdem, dass dieselbe Leistung innerhalb eines Angebots zweimal unterschiedlich bepreist wird.

Arbeiten Sie das LV durch und hinterlegen Sie zu jeder Position einen Einheitspreis. Lesen Sie dabei den Langtext, damit eine dort versteckte Leistungspflicht einkalkuliert und nicht erst später entdeckt wird. Das LV rechnet die Gesamtbeträge und die Angebotssumme laufend mit.

Warum: Im Langtext steckt das Risiko: eine Formulierung, die Ihnen den Untergrund, die Entsorgung oder die Arbeitszeiten stillschweigend zuschiebt. Beim Kalkulieren kostet das Minuten, auf der Baustelle die Marge.

Lassen Sie die Prüfung über das bepreiste LV laufen und arbeiten Sie ab, was sie findet: eine Position, die noch auf null steht, eine Menge oder Einheit, die vom LV abweicht, eine Strukturregel, die die Rückgabedatei einhalten muss. Prüfen Sie anschließend die Angebotssumme auf Plausibilität für ein Bauvorhaben dieser Größe.

Warum: Eine einzige unbepreiste Position kann das gesamte Angebot aus der Wertung nehmen, und eine Summe, die um eine Kommastelle danebenliegt, ist schlimmer als ein verlorener Auftrag. Diese fünf Minuten sind die günstigste Absicherung der ganzen Ausschreibung.

Wechseln Sie auf den Reiter Exportieren, wählen Sie das bepreiste LV und das Format X84. Was Sie zurückbekommen, ist die Angebotsabgabe: Ihre Bieterdaten, Einheitspreis und Gesamtbetrag je Position sowie die Angebotssummen, alles auf derselben Ordnungszahl, die Sie erhalten haben.

Warum: X84 ist die Austauschphase, in der die Software des Auftraggebers ein Angebot erwartet. Dieselbe Nummerierung zurückzugeben bedeutet, dass Ihre Preise direkt in den Preisspiegel einlaufen, statt abgetippt oder zurückgelegt zu werden.

Fassen Sie das X84 mit den unterschriebenen Formblättern und einem etwaigen zugelassenen Nebenangebot zu einem Angebotspaket zusammen, geben Sie es vor Ablauf der Angebotsfrist ab und halten Sie fest, was wann an wen gegangen ist.

Warum: Ein guter Preis in einem unvollständigen oder verspäteten Angebot ist kein Preis, sondern ein Ausschluss. Der dokumentierte Versand ist zugleich der Ausgangspunkt für jede spätere Nachtragsdiskussion, wenn Sie den Zuschlag erhalten.