Évaluer un appel d'offres public par rapport au coût estimé

Consignez le coût estimé tel que diffusé, le Schedule of Rates et son édition sous-jacents, le niveau de prix, et ce qu'il exclut. Gelez-le avant la publication de l'avis, afin que la comparaison ultérieure se fasse par rapport au chiffre que les soumissionnaires ont réellement vu.

Pourquoi: Une estimation qui continue de bouger après sa diffusion ne peut être comparée à rien. La figer est ce qui donne un sens au pourcentage au-dessus ou au-dessous, et c'est la première chose qu'un audit de l'attribution demande à voir.

Publiez l'appel d'offres sur le bordereau gelé, en précisant la forme de l'offre, si les prix sont indiqués poste par poste ou sous forme d'un pourcentage unique, la garantie de soumission requise, les conditions d'éligibilité et la date de clôture. Diffusez chaque clarification à chaque soumissionnaire.

Pourquoi: La comparaison finale n'est valable que si les offres répondent à la même question. Une clarification envoyée à un seul soumissionnaire, ou un bordereau corrigé discrètement après diffusion, brise cela et constitue le motif le plus courant de contestation d'une attribution.

Enregistrez chaque offre avec son heure de réception, vérifiez la garantie de soumission et les documents d'éligibilité, et tranchez qui est techniquement qualifié avant que la moindre offre financière ne soit lue.

Pourquoi: L'ouverture en deux temps existe pour que l'éligibilité ne puisse pas être tranchée en connaissant le prix. Consigner la décision technique avec sa date, avant l'ouverture financière, est ce qui rend cette séparation démontrable plutôt que simplement voulue.

Mettez les offres en regard des prix estimés et repérez les postes très inférieurs à l'estimation sur les travaux précoces et très supérieurs sur les travaux tardifs, ainsi que les prix qu'aucune analyse ne justifie. Interrogez le soumissionnaire à leur sujet et consignez la réponse.

Pourquoi: Le front loading (surestimation des postes précoces) est légal, invisible sur un total, et coûteux. Il en va de même pour un prix si inférieur à l'estimation que le poste ne peut pas être exécuté pour ce montant, car ce travail n'est alors soit pas réalisé, soit revient sous forme de réclamation. Les deux ne sont visibles que lorsque le bordereau est comparé ligne par ligne à une référence fixe.

Constituez le contrat sur les prix acceptés, y reportez le pourcentage au-dessus ou au-dessous, et consignez la garantie de bonne exécution, la période de garantie et la position sur la price variation formula convenues à l'attribution.

Pourquoi: Tout ce sur quoi le chantier discutera plus tard, valorisation, travaux supplémentaires, révision de prix, libération de la garantie, se tranche par rapport à ce que le contrat dit à ce moment précis. Le consigner ici ne coûte rien ; le reconstituer à partir du dossier d'appel d'offres deux ans plus tard coûte cher.