Émettez une XRechnung conforme

Ouvrez le devis chiffré et déterminez ce que ce décompte facture réellement : les postes achevés sur le chantier sur cette période, mesurés plutôt qu'estimés, et le montant qui leur correspond.

Pourquoi: Une facture de décompte est un acompte sur du travail réellement effectué. Un poste facturé en avance sur le Leistungsstand est celui que le géomètre du client raye, et le reste de la facture attend pendant que cette seule ligne est discutée.

Du côté client de l'onglet Factures, établissez le décompte avec son numéro, sa date de facture, sa date d'échéance et une ligne par bloc de travaux facturé, et choisissez le client parmi les contacts plutôt que de saisir un nom dans un champ de texte libre.

Pourquoi: La facture électronique est construite à partir de cet enregistrement et de rien d'autre, si bien qu'une ligne manquante ici est une ligne manquante dans le XML. Choisir le contact lié est ce qui permet de lire l'adresse de l'acheteur au lieu de la ressaisir sur chaque facture envoyée à ce client.

Ouvrez le contact client que la facture concerne et renseignez la partie acheteuse exigée par la norme : dénomination légale, rue, code postal, ville et le code pays à deux lettres. La facture électronique lit l'acheteur ici, pas sur la facture.

Pourquoi: Une facture dont l'acheteur n'a pas d'adresse postale est rejetée d'emblée, et pour XRechnung la ville et le code postal sont chacun un motif de rejet fatal à eux seuls. Les renseigner une fois sur le contact corrige toutes les factures que vous enverrez jamais à ce client.

Dans Paramètres, Facture électronique, configurez votre propre côté une fois : dénomination légale et adresse, numéro de TVA ou numéro fiscal, un contact nommé avec téléphone et e-mail, l'IBAN sur lequel le client vous paie, et les conditions de paiement sur lesquelles vous facturez.

Pourquoi: XRechnung demande plus que la norme européenne, et le contact vendeur nommé avec un numéro de téléphone et un e-mail est précisément là où elle va plus loin. Configurez-le ici et il sera juste sur chaque facture par la suite, au lieu d'être relancé une fois par mois.

Ouvrez la boîte de dialogue de facture électronique sur cette facture, choisissez le profil XRechnung, et lisez ce qui revient. Les résultats bloquants citent l'identifiant de règle qui vous fera rejeter, BR-DE-15 pour un Leitweg-ID manquant en fait partie. Corrigez chacun et relancez.

Pourquoi: C'est le même jeu de règles que celui exécuté par le portail destinataire, cité dans les mêmes termes. Lire BR-DE-15 ici vous coûte une minute. Le lire dans un avis de rejet trois semaines plus tard vous coûte tout le délai de paiement et un second passage sur la facture.

Le téléchargement ne se débloque qu'une fois le contrôle propre. Prenez le XML : ce fichier est la facture. Un PDF hybride portant les mêmes données à l'intérieur est là pour les lecteurs qui veulent une page à regarder, et ce n'est pas ce que le destinataire analyse.

Pourquoi: Le système d'un acheteur public lit le XML et ignore ce que vous avez joint pour des yeux humains. Envoyer un PDF et l'appeler facture électronique est la façon la plus courante dont une petite entreprise découvre ce que le mandat demandait réellement.

Journalisez l'envoi : l'immatriculation sous laquelle vous l'avez émise, le document lui-même, et l'identifiant de transmission renvoyé par le portail ou le point d'accès. Le Leitweg-ID sur lequel elle a été routée est ce que l'enregistrement conserve.

Pourquoi: L'Allemagne route une facture plutôt que de la valider, si bien qu'aucune autorité ne tamponne la vôtre. L'identifiant de transmission est la seule preuve que vous l'avez envoyée le jour que vous indiquez, et c'est ce que vous citez quand le service comptable du client ne la retrouve pas.