Eine konforme XRechnung stellen

Öffnen Sie das bepreiste Leistungsverzeichnis und ermitteln Sie, was diese Abschlagsrechnung tatsächlich abrechnet: die in diesem Zeitraum fertiggestellten Positionen, aufgemessen statt geschätzt, und den Betrag, der auf sie entfällt.

Warum: Eine Abschlagsrechnung ist eine Zahlung auf Rechnung für tatsächlich erbrachte Leistung. Eine Position, die dem Leistungsstand vorauseilt, ist genau die, die der Prüfer des Auftraggebers streicht, und die übrige Rechnung wartet, während über diese eine Zeile gestritten wird.

Legen Sie im Reiter Rechnungen unter Forderungen die Abschlagsrechnung an, mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und je einer Position pro abgerechnetem Leistungsblock, und wählen Sie den Auftraggeber aus den Kontakten aus, statt einen Namen in ein Freitextfeld zu tippen.

Warum: Die elektronische Rechnung entsteht ausschließlich aus diesem Datensatz. Eine Position, die hier fehlt, fehlt auch in der XML-Datei. Und nur der verknüpfte Kontakt sorgt dafür, dass die Anschrift des Käufers gelesen statt bei jeder Rechnung neu getippt wird.

Öffnen Sie den Kontakt, an den die Rechnung geht, und tragen Sie die vom Standard verlangten Käuferdaten ein: Firmierung, Straße, Postleitzahl, Ort und das zweistellige Länderkennzeichen. Die elektronische Rechnung liest den Käufer von hier und nicht von der Rechnung.

Warum: Eine Rechnung ohne Anschrift des Käufers wird unmittelbar abgewiesen, und bei der XRechnung sind Ort und Postleitzahl jeweils ein eigener blockierender Fehler. Einmal am Kontakt gepflegt, stimmen sie für jede Rechnung, die Sie diesem Auftraggeber je stellen.

Richten Sie unter Einstellungen, E-Rechnung Ihre eigene Seite einmalig ein: Firmierung und Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, einen namentlichen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, die IBAN, auf die der Auftraggeber zahlt, und Ihre Zahlungsbedingungen.

Warum: Die XRechnung verlangt mehr als der europäische Standard, und der namentliche Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse ist genau die Stelle, an der sie weiter geht. Einmal hier gesetzt, stimmt er auf jeder folgenden Rechnung, statt jeden Monat neu hinterhergetragen zu werden.

Öffnen Sie zu dieser Rechnung den Dialog für die elektronische Rechnung, wählen Sie das Profil XRechnung und lesen Sie, was zurückkommt. Blockierende Befunde nennen die Regelkennung, an der Sie scheitern werden, darunter BR-DE-15 für eine fehlende Leitweg-ID. Beheben Sie jeden einzelnen Befund und lassen Sie die Prüfung erneut laufen.

Warum: Es ist derselbe Regelsatz, den auch das empfangende Portal fährt, und im selben Wortlaut. BR-DE-15 hier zu lesen kostet Sie eine Minute. Dieselbe Kennung drei Wochen später in einer Abweisung zu lesen kostet Sie das ganze Zahlungsziel und einen zweiten Rechnungslauf.

Der Download wird erst frei, wenn die Prüfung sauber ist. Nehmen Sie die XML-Datei: diese Datei ist die Rechnung. Ein hybrides PDF, das dieselben Daten in sich trägt, ist für Leser gedacht, die eine Seite ansehen wollen, und nicht das, was der Empfänger auswertet.

Warum: Das System eines öffentlichen Auftraggebers liest die XML-Datei und ignoriert alles, was Sie fürs menschliche Auge beigelegt haben. Ein PDF zu verschicken und es elektronische Rechnung zu nennen ist der häufigste Weg, auf dem ein kleiner Betrieb erfährt, was die Pflicht tatsächlich verlangt hat.

Halten Sie den Versand fest: die Registrierung, unter der Sie gestellt haben, das Dokument selbst und die Übertragungskennung, die das Portal oder der Zugangspunkt zurückgegeben hat. Die Leitweg-ID, über die geleitet wurde, bleibt im Datensatz stehen.

Warum: Deutschland leitet eine Rechnung weiter, statt sie freizugeben, also stempelt Ihnen keine Behörde etwas ab. Die Übertragungskennung ist der einzige Nachweis, dass Sie an dem Tag versandt haben, den Sie angeben, und genau sie nennen Sie, wenn die Buchhaltung des Auftraggebers die Rechnung nicht finden kann.