Avalie o mês e certifique o pagamento de progresso

Abra o contrato e construa o seu schedule of values a partir das próprias posições do mapa, trazendo o código, a descrição, a unidade, a quantidade e o preço em vez de uma versão resumida deles.

Por quê: Cada mês dos próximos dois anos é avaliado face a esta lista. Um schedule que resume doze posições do mapa numa só linha poupa uma hora agora e custa uma discussão todos os meses depois, porque ninguém consegue mostrar que parte da linha foi concluída.

Registe as inspeções do período e anote o que foi aceite e o que foi retido. O trabalho que reprovou na sua inspeção não entra na avaliação deste mês, e o registo de inspeção é a razão.

Por quê: A aceitação é aquilo sobre o qual um ciclo de pagamento chinês é construído, e decide o que é sequer admitido na avaliação deste mês. Reclamar por trabalho que não passou é a forma mais rápida de ver todo o auto devolvido em vez de apenas uma linha questionada, e é o registo de inspeção que resolve a disputa sobre qual dos dois foi.

Registe o que foi concluído no período como progresso face às posições de trabalho, de modo que as percentagens existam antes de alguém abrir o auto em vez de serem decididas ao preenchê-lo.

Por quê: Uma percentagem digitada diretamente num auto de pagamento é uma opinião; a mesma percentagem registada face a trabalho observado é uma medição. A diferença é invisível no mês em que a faz e decisiva no mês em que alguém a contesta.

Abra o auto do período e preencha a percentagem concluída a partir do progresso que acabou de registar. Cada linha recebe a quantidade deste período, o valor deste período e o total corrente; o cabeçalho mantém bruto, retenção retida, previamente liquidado e líquido a pagar a recalcular à medida que avança.

Por quê: A retenção é a dedução que o auto guarda por si, e guardá-la no mesmo documento que a avaliação é o que impede as duas de se afastarem. Qualquer outra coisa que o seu contrato deduza - recuperação de adiantamento, material fornecido pelo dono da obra, utilidades de obra, a dedução da conta de salários - cabe-lhe a si aplicar, e deve acordar esses números com a outra parte na mesma conversa que a avaliação, não depois.

Submeta o auto e depois faça-o certificar por alguém diferente de quem o preparou. A certificação é uma ação separada ao abrigo de uma permissão separada, e a rejeição de volta para quem o preparou está disponível enquanto ainda estiver submetido.

Por quê: A assinatura do engenheiro fiscalizador num pagamento chinês é o momento em que o montante deixa de ser um pedido e se torna um número certificado, e a parte estrutural desse ritual é que uma pessoa diferente o execute, em registo, num momento conhecido. Uma pessoa a preparar e a aprovar o seu próprio auto é a falha de controlo que os auditores procuram primeiro.

O montante certificado chega às finanças como uma conta a pagar sem ser reintroduzido. Emita a fatura contra ele com a taxa de imposto em cada linha, e mantenha a fapiao que emite ao comprador ligada ao mesmo registo.

Por quê: Na China o comprador geralmente não consegue processar o dinheiro até ter a fapiao em mãos, por isso a cadeia de faturação fiscal faz parte do ciclo de pagamento em vez de ser uma reflexão contabilística posterior. Reintroduzir o número certificado num livro separado é onde um dígito trocado se torna um pagamento que ninguém consegue reconciliar no final do ano.

Abra um cronómetro sobre o auto, mas verifique primeiro se sequer um legal lhe chega. Os dois regimes chineses giram sobre a quem é devido: ambos cobrem uma soma devida a um fornecedor pequeno ou médio, dando trinta dias corridos quando o comprador é um órgão governamental ou uma instituição pública e sessenta quando é uma grande empresa. Onde ambas as partes são grandes empresas não se aplica nenhum prazo legal e as próprias datas do contrato governam, por isso leia o cronómetro a partir do contrato em vez de esperar que um seja calculado. Para um auto de progresso o período corre a partir da data em que ambas as partes confirmaram o montante liquidado, por isso introduza essa data como data do auto em vez do dia em que enviou a documentação.

Por quê: Cobrar dinheiro em atraso começa por saber exatamente quando se tornou atrasado, e o regulamento conta dias corridos a partir de uma data fácil de perder. Onde o seu contrato acorda um prazo diferente, ponha no auto a data final acordada em vez disso: um cronómetro do setor público não pode ser prorrogado além de sessenta dias, e um do setor privado tem de ser razoável em vez de meramente escrito.