计价本月工作并核证进度付款

打开合同，直接依据工程量清单本身的子目编制计价明细表，携带编码、描述、单位、工程量和单价，而不是它们的汇总版本。

原因: 接下来两年里，每个月的计价都要依据这份清单进行。把十二个子目压缩成一行的明细表，现在省下一小时，之后每个月都要为此争论，因为没有人能说清这一行里到底完成了哪一部分。

记录本期的验收情况，注明哪些已通过、哪些被扣留。未通过验收的工作不计入本月计价，验收记录就是依据。

原因: 验收是中国付款流程的基础，它决定了本月计价里究竟允许纳入哪些内容。为未通过验收的工作申请付款，是让整份申请被整体退回、而不是被逐行质询的最快方式，而验收记录正是解决争议的依据。

把本期已完成的内容记录为对应工作子目的进度，使百分比在任何人打开付款申请之前就已经确定，而不是在填写过程中临时决定。

原因: 直接敲进付款申请里的百分比是一种主观判断；针对实际观察到的工作记录下来的同一个百分比，则是一次测量。这两者的差别在您填写的那个月看不出来，却在有人提出异议的那个月起决定作用。

打开本期的付款申请，用刚刚记录的进度填入完成百分比。每一行都会得到本期工程量、本期金额和累计金额；表头的总额、扣留的保留金、以前已结算金额和本期应付金额会随之实时重新计算。

原因: 保留金是申请单为您自动扣留的部分，把它和计价放在同一份文件里，正是防止两者脱节的方法。合同要求扣减的其他项目——预付款回收、甲供材料、现场水电、工资专户提留——需要您自己应用，而且这些数字应当和计价放在同一次沟通里与对方谈妥，而不是事后再谈。

提交申请，然后让编制申请之外的另一个人来核证。核证是在另一项独立权限下的独立操作，在申请仍处于待核证状态时，可以把它退回给编制人。

原因: 监理工程师在中国付款单据上签字的那一刻，金额就从一项请求变成了一个经核证的数字，而这套流程真正的结构性意义在于，签字的是另一个人，且留有记录、时间明确。同一个人既编制又审批自己的申请，正是审计首先要找的内控失效点。

已核证金额无需重新录入即可直接进入财务系统，成为一笔应付款。据此开具发票，在每一行标明税率，并把开给业主的发票与同一条记录绑定。

原因: 在中国，业主通常要拿到发票才能处理付款，所以发票开具链条是付款流程本身的一部分，而不是事后补充的财务手续。把已核证的数字再次手工录入另一本台账，正是一个数字录错就让年底谁也对不上账的地方。

为申请挂上时钟，但首先要确认自己是否真的适用法定期限。中国的两套制度都取决于欠款对象是谁：两者都覆盖欠中小供应商的款项，买方为机关或事业单位时给三十个公历日，买方为大型企业时给六十个公历日。如果双方都是大型企业，则不适用法定期限，改由合同自身约定的日期支配，所以应从合同里读取时钟，而不要指望系统替您算出一个。对于进度付款申请，期限从双方确认结算金额的日期起算，因此应把这个日期作为申请日期录入，而不是您提交文件的那一天。

原因: 追讨逾期款项，首先要准确知道它是从哪一天开始逾期的，而法规是从一个很容易弄丢的日期起算公历日的。如果您的合同约定了不同的期限，就把约定的最终日期填入申请：公共部门的时钟不能延长到六十天以上，私营部门的时钟则必须合理，而不仅仅是写在纸面上。