Autorizar la estimación y facturarla como CFDI

Registra lo ejecutado en cada concepto durante el período como un porcentaje de su cantidad contractual. La cantidad devengada se obtiene de ese porcentaje y la cantidad de proyecto, y el importe devengado del mismo porcentaje y el total de la partida, de modo que un solo número honesto por línea produce toda la estimación.

Por que: Una estimación construida a partir de un único porcentaje del proyecto no se puede verificar y, por eso, no se puede autorizar sin una conversación. Medida línea por línea, el desacuerdo queda limitado a un concepto en vez de al mes completo, y el resto del dinero sigue avanzando mientras ese concepto se resuelve.

Revisa la valorización contra el catálogo y verifica que los precios usados sean los precios del contrato. Cuando un concepto se mida más allá de la cantidad que el contrato prevé, trátalo como un cambio a la partida respaldado por una orden, y no como una cifra mayor en la misma línea.

Por que: Un concepto extraordinario autorizado en silencio es uno que el cliente puede rechazar en el finiquito, meses después de que la obra se construyó y se pagó a lo largo de la cadena. Levantarlo como cambio mientras todavía es pequeño es la única versión de esa conversación en la que no estás pidiendo que te paguen por un trabajo ya hecho.

Toma la valorización acumulada, resta lo que ya se autorizó y aplica el fondo de garantía al porcentaje del contrato. La cifra que sale de este paso es la que respalda el CFDI, y el soporte detrás de ella es la medición que la produjo. El anticipo se amortiza en la misma proporción que el período devengó, así que una estimación que mide más también amortiza más. Dejado como una cifra mensual fija, termina la obra todavía a deber, y es la última estimación la que lo descubre.

Por que: Los pagos parciales son acumulativos, así que el dinero del mes es una diferencia entre dos totales y no un total propio. Calcularlo a partir de la cifra acumulada es lo que evita que una línea se pague dos veces o desaparezca por completo cuando un período se vuelve a medir.

Envía la estimación al residente de obra, y a quien más el contrato agregue después de él. Guarda la fecha de autorización, porque el CFDI se emite después de la autorización y el plazo de pago corre a partir de ahí, así que una autorización retrasada empuja todo lo que viene después.

Por que: Una autorización detenida en una bandeja de entrada es el motivo más común de que un pago se atrase, y eso queda invisible mientras sucede porque nadie ha rechazado nada. Un trámite con fecha en cada paso convierte eso en un asunto con responsable en vez de una queja mensual.

Emite el CFDI sobre la estimación autorizada, con el fondo de garantía y cualquier deducción que prevea el contrato, y haz referencia a la estimación en él. Un CFDI timbrado se corrige cancelándolo y emitiendo otro, no editándolo, así que la cifra tiene que estar bien antes de timbrarlo y no después.

Por que: Una factura por una cifra que nadie autorizó es una factura que regresa, y el plazo no empieza a correr en un documento devuelto. Vincularla a la estimación también hace que la contabilidad y la valorización cuenten la misma historia al cierre del año sin que nadie tenga que conciliarlas a mano.

Abre un plazo sobre el CFDI a partir de la autorización de la estimación, bajo las reglas de pago de obra pública. El pago vence 20 días después, y el plazo registra esa fecha en vez de dejar que alguien la calcule cuando la pregunten.

Por que: El error más costoso en el pago parcial es empezar a contar desde el evento equivocado, porque cada plazo posterior hereda ese error y ninguno se ve mal. Anclarlo una vez a la autorización de la estimación hace que toda la cadena se pueda verificar.

Pon la cifra autorizada junto a la cifra que facturaste y acumula la diferencia. Lo que está sin pagar, y desde cuándo está sin pagar, debe estar en la contabilidad como un número, no en una conversación.

Por que: La brecha entre lo facturado y lo autorizado es la salud de la relación comercial expresada en dinero, y solo se vuelve visible si alguien pone los dos números uno al lado del otro cada período. Acumulada, también es el mejor indicador aislado de una disputa en el finiquito.