支払紛争を adjudication に付託する

紛争になっている申請のタイムラインを読む。日付、実際に送達された通知、見落とされたか期限を過ぎて送達された通知、そしてモジュールが通知済みとして導き出す金額である。その算出結果を文章に言い換えるのではなく、印字されたとおりに受け取る。

理由: イギリスの支払紛争のほとんどは、出来高の評価ではなく手続きの順序によって決着する。支払通知が送達されたか、減額通知がその根拠を述べていたか、そしてどちらも期限内であったかが、誰も工事の中身を見る前に金額を左右することが多く、これは正しく行えば最も安く、間違えれば最も高くつくものである。

元となる記録から証拠一式を組み立てる。通知、往復書簡、質疑、承認、変更記録、そしてあらゆる遅延分析である。並び順は決定的であり、この一式は内容のダイジェストを持つので、同じ記録を異なる順序で入力しても同じ束ができあがる。

理由: adjudicator は短時間で大量の書類を読み、順序立てられた一式は添付ファイルのフォルダとはまったく違う読まれ方をする。ダイジェストはまた、相手方が adjudicator の持つものとわずかに異なる束を持つ結果にならないようにするものであり、それは紛争の中で誰も必要としない別の紛争である。

往復書簡登録簿を通じて adjudication の通知を発行する。正しい相手に、契約が送達先として定める住所へ、紛争の性質、主張内容、求める救済を明記して送る。登録簿はその送達日と方法を一緒に保持する。

理由: 送達こそが、本来なら成り立つはずの付託が失敗に終わる場所である。グループ内の誤った法人宛てに送られた通知、あるいは契約が認めていないメールアドレス宛ての通知は、誰も事の是非を見る前に管轄権の問題として争われかねず、付託までの7日間はその整理がつくのを待って止まってはくれない。

付託文書とその附属書類を、通知とともにバージョン管理され日付が入った一つの記録としてプロジェクトファイルに入れる。回答、答弁、決定は、たまたま受け取った人のところではなく、届き次第同じ場所に保管する。

理由: 一つの adjudication は28日間で、複数の人にまたがって、通常は現場がまだ動いている中で大量の文書を生む。それを一つのメールボックスではなくプロジェクトの中に保管しておくことが、強制執行であれ二回目の adjudication であれ和解であれ、次の段階が事後の再構成ではなく記録から出発できるようにする。

決定とそれが変えた内容を記録する。支払うべき金額、支払期日、そして工程表への影響である。adjudicator の決定は紛争が最終的に確定するまで当事者を拘束するので、その日からその数字が現場の基準になる。

理由: adjudication 後に最もよく起きる失敗は、決定が商務チームのところにとどまり、出来高査定はそれ以前とまったく同じように続けられてしまうことである。結果をプロジェクトに報告することが、その決定を実際に機能させるものであり、それはまた、この種の紛争が時間と労力の面でどれだけの代償を払わせたかについて、次の現場に正直な記録を残すことにもなる。