Chiffrer une modification et convenir de la prolongation de délai

Établissez la notification dès que le changement apparaît, adressée à la partie que le contrat nomme, portant la date à laquelle elle a été établie et la date à laquelle une réponse est due. Sous NEC4, c'est la notification du compensation event ; sous JCT, c'est la notification qui déclenche l'extension of time.

Pourquoi: Les deux formes font de la notification ce qui préserve le droit, et NEC4 le dit explicitement : un compensation event non notifié dans les huit semaines suivant le moment où l'entrepreneur en a eu connaissance n'est généralement pas évalué du tout. Une notification établie le jour même coûte une minute ; la même notification établie au décompte final coûte le droit.

Transformez la notification en demande de modification et chiffrez-la : travail mesuré aux prix du devis là où les prix s'appliquent, au prorata là où la nature du travail est similaire, et en régie là où ni l'un ni l'autre ne convient. Consignez l'effet sur le délai à côté de l'effet sur le coût, car sous NEC4 les deux sont évalués ensemble.

Pourquoi: Les règles de valorisation existent pour qu'un changement soit chiffré de la même façon quel que soit celui qui le chiffre, et les litiges surviennent exactement là où quelqu'un les a contournées. Les travaux en régie en particulier valent ce que disent les fiches signées et rien de plus, si bien qu'un relevé de régie convenu le jour même l'emporte sur un prix bien argumenté trois mois plus tard.

Construisez le dossier de preuves à partir de ce qui était déjà enregistré : les entrées de journal des jours en question, la correspondance, les demandes d'information, les approbations et les notifications antérieures. Le dossier est ordonné de façon déterministe et porte une empreinte, si bien que les deux parties peuvent reproduire le même ensemble.

Pourquoi: Un droit se décide sur des relevés contemporains, et contemporain signifie écrit pendant que cela se produisait par quelqu'un qui ne savait pas encore que cela compterait. Un dossier tiré du journal et de la correspondance, c'est cela. Un récit rédigé après coup de mémoire se lit comme un plaidoyer même quand chaque mot en est vrai.

Prenez le planning accepté et montrez ce que l'événement lui a fait : quelles activités ont bougé, combien de marge était disponible pour l'absorber, et si la date d'achèvement a réellement bougé. C'est l'argument de l'extension of time sous JCT et l'évaluation du compensation event sous NEC4.

Pourquoi: Le retard est une propriété du chemin critique, et un chantier peut perdre trois semaines sur une activité qui n'a jamais été critique et finir quand même à l'heure. Montrer l'effet sur le planning sépare une extension of time qui vous est accordée d'une qu'on discute, et cela vous dit aussi honnêtement quand il n'y a ici rien qui vaille la peine d'être poursuivi.

Convertissez la demande convenue en un ordre de modification portant l'effet final sur le coût et l'effet final sur le délai, et consignez la décision d'extension of time avec sa cause : imputable au maître d'ouvrage, neutre, imputable à l'entrepreneur ou concomitante.

Pourquoi: Une modification ouverte est un chiffre dont chaque partie se souvient différemment. La clôturer fixe les deux moitiés à la fois, et consigner la cause du retard est ce qui empêche que le même fait soit rediscuté au décompte final sous un autre nom et avec de nouveaux adjectifs.

Enregistrez l'ordre de modification contre le contrat afin que le montant du contrat ajusté évolue avec lui, et laissez le prochain décompte provisoire le récupérer. Le décompte final devient alors le total courant plutôt qu'un exercice de réconciliation.

Pourquoi: Une modification convenue mais jamais enregistrée est la raison la plus courante pour laquelle un décompte final arrive comme une surprise. Porter chacune dans le montant du contrat dès qu'elle est convenue maintient les deux parties travaillant sur le même chiffre tout du long, et transforme le décompte final en une signature plutôt qu'une négociation.