変更を積算し工期延長に合意する

変更が現れたらすぐに、契約が指定する当事者宛てに、発行日と回答期限を明記して通知を出す。NEC4 のもとではこれが補償事象の通知であり、JCT のもとではこれが工期延長の起算点となる通知である。

理由: 両方式とも、権利を保全するのは通知だとしており、NEC4 はそれをはっきり明言している。請負者がある補償事象を認識してから8週間以内に通知されなかった場合、一般にその事象はまったく評価されない。当日出す通知には1分もかからないが、最終精算の段になって出す同じ通知は、権利そのものを失わせる。

通知を変更請求に変換して積算する。単価が適用できる範囲は内訳書の単価による実測工事とし、性質が似ている範囲は比例配分とし、どちらも当てはまらない範囲は実費精算とする。NEC4 のもとでは費用と工期が一緒に評価されるので、工期への影響も費用への影響とあわせて記録する。

理由: 評価規則が存在するのは、誰が積算しても変更が同じ方法で価格づけされるようにするためであり、紛争はまさに誰かがその規則を飛ばしたところで起きる。とりわけ実費精算の作業は、署名済みのシートに書かれている金額そのものであり、それ以上でもそれ以下でもない。だからその日のうちに合意された実費精算の記録は、3か月後によく練られた単価に勝る。

すでに記録されているものから証拠一式を組み立てる。該当する日々の日誌記録、往復書簡、質疑、承認、そして以前の通知である。この一式は決定的な順序で並べられ、ダイジェストを持つので、双方が同じ束を再現できる。

理由: 権利は同時期の記録に基づいて判断され、同時期とは、それが重要になるとまだ知らなかった人によって、事が起きている最中に書かれたことを意味する。日誌と往復書簡から組み立てた証拠一式はまさにそれである。後になって記憶から書かれた物語は、たとえ一言一句が真実であっても、主張のように読めてしまう。

承認済みの工程表を取り、その事象がそれに何をしたかを示す。どの作業が動いたか、それを吸収できるフロートがどれだけあったか、そして竣工日が実際に動いたかどうかである。それが JCT における工期延長の論拠であり、NEC4 における補償事象の評価である。

理由: 遅延はクリティカルパスの性質であり、現場は一度もクリティカルでなかった作業で3週間を失っても、それでも予定どおりに完了することがある。工程表への影響を示すことが、認められる工期延長と争いになる工期延長とを分け、また、そもそも追いかける価値のあるものがここには何もないことを正直に教えてくれる。

合意された請求を、最終的な費用への影響と最終的な工期への影響を伴う変更指示に変換し、工期延長の決定をその原因とともに記録する。発注者側の原因、中立的な原因、請負者側の原因、または並行的な原因のいずれかである。

理由: 未決着の変更は、双方がそれぞれ異なる形で記憶している一つの数字にすぎない。決着させることは両方の要素を同時に確定させ、遅延の原因を記録しておくことが、同じ事実が最終精算の段になって別の名前と新しい形容詞で蒸し返されるのを防ぐ。

変更指示を契約に対して転記し、調整後の契約金額がそれとともに動くようにし、次回の出来高査定でそれを取り込ませる。こうして最終精算は照合作業ではなく累計の実行結果になる。

理由: 合意はされたが一度も転記されなかった変更は、最終精算が驚きとして現れる最も一般的な原因である。合意されるたびに契約金額に反映させることで、双方が最後まで同じ数字に基づいて作業を続けられるようになり、最終精算を交渉ではなく署名にする。