図面をコード化された内訳項目に積算する

シートを開き、図面に印刷された寸法を基準に縮尺を設定し、必要な面積、長さ、個数を計測する。計測値はそれが取られたシート上に留まる。

理由: 図面上で指し示せる計測値は、他の誰でも1分で確認できる。表計算のセルにある同じ数字は、それを入力した人の記憶の確かさ次第でしかなく、改訂があればゼロから作り直さなければならない。なぜならそれが何をカバーしていたのか誰にも見えないからである。

計測値を、内訳書が実際に持つことになる数量へとグループ化する。単位は各工種について積算ルールが定めるものを用い、合計をすでに知っている建物の情報と照合する。

理由: 単位は積算ルールの一部であって書式上の選択ではなく、誤った単位で持たれた数量は、誤差ではなく桁違いに誤った単価を生む。またこれは、拾い出しから一つのフロアが抜け落ちていることに気づける最後の安上がりな瞬間でもある。

正しい区分のもとで数量を内訳項目に載せ、その項目にコードを与える。国家基準表は9桁を与え、プロジェクトの内訳書はそれに独自の3桁の連番を加えるので、内訳書が最終的に持つのはどちらかの桁数のコードになる。

理由: コードはプロジェクトの残りの期間を通じてその項目の同一性そのものである。両方が改番された後に決済内訳書を入札内訳書と比較できるのはこのコードのおかげであり、同じ工事に対する2社の入札者の価格をそもそも突き合わせられるのもこのコードのおかげである。

コードの横に、その項目が実際に何をカバーするのかを書く。等級、配合、厚み、仕上げ、工法、そして価格を左右するアクセスや施工順序に関することがあれば併記する。自由記述なので、その項目に必要なことは何でも書ける。

理由: 特性とはコードでは伝えられないものであり、工種ごとにまったく異なる。コンクリートで明記すべきことと、窓で明記すべきことは似ても似つかない。三語で記述された項目は3社の入札者によって3通りの価格をつけられ、その差は決済時にあなた自身が吸収することになる。

内訳書に対して検証を実行する。中国のプロジェクトでは GB 50500 のルールが自動的に選択され、コードがまったくない項目、そして正しい9桁または12桁の形式になっていないコードを見つけ出す。もし内訳書の様式自体に独自のコード欄がある場合は、検証対象がその項目上のコードであって、他の場所に別途入力された二重のコピーではないことを確認する。

理由: これはコードの形式を確認するものであり、そのコードが国家基準表に実際に存在するかどうかは確認しない。したがって、形式は正しいが誰も公表したことのない番号も通ってしまう。検証がきれいに通ったことは入力ミスが除かれたことを示すにとどまり、本当に重要なコードは自分自身で確認する。