CCDCファミリー契約に基づき変更を記録する

発見された当日に、往復書簡登録簿からその出来事の書面通知を送り、何をどこで発見したかを記述し、発行日と受領者を記録する。契約が認める期間を自社の現場カレンダーに照らして稼働日で数え、その日付を通知の横の記録に記す。

理由: 一般条件は、隠れた条件、遅延、クレームのそれぞれに、出来事またはその発見からの独自の期間を与えており、遅れて出された通知は、本来なら全額支払われたはずの権利を失わせることがある。先に通知し、後で積算するという順序が生き残る。なぜなら価格は議論できても、逃した通知は取り戻せないからである。

変更を起票し、その参照に契約名と根拠となる一般条件を明記し、通知、写真、そして発見した条件を裏付ける調査結果を添付する。

理由: 条項参照を持つ変更は、コンサルタントがそれが何のためかを尋ねずに評価できる変更であり、それこそが承認までの遅延の大部分を占めるものである。半年後、その参照は承認済みの変更と、そもそも正しく提起されたのかどうかをめぐる議論との分かれ目にもなる。

工事が計量可能な場合は契約自身の単価で、そうでない場合は実費精算の記録から合意された報酬を加えたコストで、あるいは積み上げ計算を添えた一括金額で変更を積算する。三つのうちどれを使ったか、なぜその方法がこの工事に合うのかを変更の中で述べる。

理由: 方法の示されていない数字は、相手側に別の方法で再積算するよう促すことになり、相手が選ぶ方法はあなたに有利なものではない。使った方法を明記することは、正しい順序で議論を決着させることでもある。まずその方法が正しいかどうかという契約上の問いを片づけ、その後で初めて数字が正しいかという算数の問いに移る。

契約に対して変更を承認し、現在の価格が当初の契約規定価格、それぞれ独自のコードと金額を持つ承認済みの各変更、そして現在の価格を示すようにする。誰かがスプレッドシートのセルに保持している合計額の代わりにである。

理由: 契約価格は導出された数字であり、最終精算でそれを弁護する唯一の方法は、それを生み出した変更まで逆にたどることである。誰も説明できない累計額は、支払者が一行ずつ疑問を呈する権利を持つものであり、それはまさに現場が最もお金を必要としている時点で起こる。

月次報告とともに変更登録簿を発行する。何が通知され、何が積算されて待機中で、何が承認され、契約価格が今日どうなっているかである。

理由: 変更は現場で片づけられ、後になって書き起こされる。そしてその後になったとき、それを合意した人々はすでに現場を去っている。月次の登録簿は、書き起こし作業を再構築ではなく5分間のレビューに変え、未承認の欄を、実際にそれを動かせる唯一の人物の目の前に置く。