按 CCDC 系列合同记录一项变更

在发现事件当天,从往来函件登记表中发出书面通知,描述发现了什么、在哪里发现的,并记录发出日期和接收人。按你自己的现场日历,以工作日计算合同允许的期限,并把这个日期连同通知一起记录在案。

原因: 一般条款给隐蔽条件、延误和索赔各自设定了从事件发生或发现之日起算的期限,逾期发出的通知可能使本应全额支付的权利落空。先通知后报价才是能存活下来的顺序,因为价格还可以争论,而错过的通知无法挽回。

开立变更,在其引用中写明合同名称及所依据提出的一般条款,并附上通知、照片以及能证明你所发现情况的勘查记录。

原因: 带有条款引用的变更,是顾问无需反问用途就能评审的变更,而这正是审批延误的主要来源。半年后,这个引用同样是一项已获批变更与一场关于它当初是否被正当提出的争论之间的分界线。

在工作可计量的地方,按合同自身的单价报价;在不可计量的地方,按计工记录以成本加约定费用报价;或者以附有构成明细的总价报价。在变更中说明你用了三者中的哪一种,以及为什么这条路径适合这项工作。

原因: 一个没有说明方法的数字,等于邀请对方用另一种方法重新报价,而对方选的方法绝不会是对你有利的那种。说明所用路径也能按正确的顺序解决争议:先看路径对不对,这是合同问题;然后才看数字对不对,这是算术问题。

针对合同批准该变更,让当前价格显示出原合同规定价格、每一项已批准变更及其各自的编号和金额,以及现价,而不是某人存在电子表格单元格里的一个总数。

原因: 合同价格是一个派生出来的数字,而在最终结算时为其辩护的唯一方法,就是反向追溯到产生它的那些变更。一个谁都解释不清的累计总额,正是付款方有权逐行质疑的东西,而这偏偏发生在项目最需要用钱的那个节点上。

把变更登记表随月度报告一并发出:已通知的、已报价待批的、已批准的,以及合同价格今天所处的水平。

原因: 变更往往在现场当场解决,书面记录却留到之后才补,而到那时,当初拍板的人早已不在了。每月一次的登记表,能把补写工作变成五分钟的核对,而不是一次事后重建,并且能把未获批的那一栏直接摆在唯一能推动它的那个人面前。