Değişiklikleri, saha teyitlerini ve talepleri birbirinden ayrı tutun

Olayı gerçekleştiği gün şantiye defterine kaydedin: ne bulunduğu veya talimat verildiği, nerede, şantiyede kimlerin olduğu, hangi ekipman ve işçiliğin etkilendiği, fotoğraflar eklenmiş olarak.

Neden: Kimse ne değdiğini bilmeden önce yapılan kayıt, kimsenin itiraz edemeyeceği kayıttır, ve olay üç araçtan hangisine dönüşürse dönüşsün aynı kayıttır. Ayın sonunda yazılan bir defter bir yeniden kurgudur, ve onu okuyan herkes bunu anlar.

İşin talimatla verildiği yerde bir değişiklik emri çıkarın, ortaya çıkış nedenini belirtin, ve kalemlerini sözleşmenin birim fiyatlarına karşı fiyatlandırın. Kayıt kendine geri işaret etsin diye, gerekçede talimatı ve deftere işlendiği günü adlandırın.

Neden: Talimat verilen bir değişiklik, üçü arasında kapatılması en ucuz olanıdır, çünkü onun için yetki tartışma konusu değildir. Bir yıl sonra tartışma konusu olan şey, ortaya çıkış nedeni ve fiyatlandırıldığı birim fiyattır, bu yüzden ikisi de, onları bilen kişi hâlâ işteyken şimdi kayda geçmelidir.

İşin şantiyede fiyatlandırılmış bir talimat olmadan yapıldığı yerde, bunu yapıldığı haliyle miktarlar ve işin yapıldığı tarihle bir gündelik iş fişi olarak kaydedin. Şantiyede kimin imzaladığını ve imzalı belgenin taşıdığı referansı kaydedin, ve değer üzerinde anlaşılana kadar fişi taslak veya ihtilaflı olarak tutun.

Neden: Bir şantiye onayı tam da fiyat görüşmesinin gerçekleri yeniden açmadan daha sonra yapılabilmesi için o gün imzalanır. Kesin hesaba kadar kayıtsız bir dosyada kalırsa, gerçekler yine de yeniden açılır ve imza yardımcı olmayı bırakır. Bir kayıt defteri açık kalemleri sayılabilir kılar, ki başkasının onların peşine düşmesinin tek yolu budur.

Olayın diğer tarafın riskinde olduğu yerde, bir talep açın ve buna karşı kanıtları toplayın: defter kayıtlarını, fotoğrafları, boşta bekleyen işçilik ve ekipmanı, ve dayandığınız maddeyi.

Neden: Bir talep, kanıtına ve bildirimin zamanında yapılıp yapılmadığına göre değerlendirilir, ve ikisi de kimse başvuruyu yazmaya başlamadan aylar önce belirlenmiş olur. Dosyayı olduğu gibi biriktirmek, hâlâ elde edilebilirken neyin eksik olduğunu gösterir, ki bu, sonunda biriktirip neyin olmadığını keşfetmekten farklı bir iştir.

Bildirimi, tarihli, olayı ve maddeyi adlandıran bir yazışma olarak gönderin, ve aynı konudaki her sonraki mektubu aynı zincirde tutun.

Neden: Başarısız olan taleplerin çoğu esas üzerinden başarısız olmaz, konu sözlü olarak görüşülürken dolan bir bildirim süresi üzerinden başarısız olur. Tarihli bir mektup hiçbir şeye mal olmaz ve diğer tarafın bunu ilk ne zaman öğrendiği sorusuna cevap veren tek şeydir.