把变更、现场确认和索赔分开处理

在事件发生当天就记入日志:发现了什么或接到了什么指示、地点在哪里、现场有谁、影响到哪些设备和人工,并附上照片。

原因: 在任何人知道它值多少钱之前做出的记录,是没人能反驳的记录,而且不论这件事最终归入三种单据中的哪一种,记录都是同一份。月底才补写的日志是一种事后重构,任何读到它的人都能看出来。

凡是经指令安排的工作,都提出一份变更指令,说明其产生的原因,并按合同单价为其各行计价。在原因说明中写明该指令及其记入日志的日期,让记录能够自证来源。

原因: 指令变更在三者中是最容易结算的一种,因为其授权本身没有争议。一年后有争议的往往是它产生的原因和计价所用的单价,所以这两点现在就该记录下来,趁着知情人还在这个工程上。

凡是在没有已计价指令的情况下在现场完成的工作,都以计日工单的形式登记,注明实际完成的工程量和施工日期。记录谁在现场签字以及签字单据所带的编号,并把该单据保持在草稿或有争议状态,直到金额得到确认。

原因: 现场确认单之所以要当天签字,正是为了让计价的讨论可以留到之后进行,而不必重新翻旧账去确认事实。如果它一直未登记地躺在文件夹里,直到最终结算才被翻出来,事实照样得重新确认,签字也就失去了原本的作用。台账让这些悬而未决的确认单变得可计数,而这是让人真正去催办它们的唯一办法。

只要该事件的风险由对方承担,就开立一项索赔并据此收集证据:日志条目、照片、闲置的人工与设备,以及你所依据的条款。

原因: 索赔的成败取决于其证据以及通知是否及时发出,而这两点在任何人动笔写申请之前的几个月就已经决定了。事情发生时就着手整理证据包,能让你在证据还能取得的时候发现缺了什么,这和事后整理才发现缺了什么完全是两回事。

以正式函件形式发出通知,注明日期,写明该事件和所依据的条款,并把此后就同一件事往来的每一封信都归入同一条函件往来。

原因: 大多数失败的索赔并非败在案情本身,而是败在通知期限在口头讨论中悄悄过期。一封注明日期的信函不花什么成本,却是唯一能回答对方最初何时知情这一问题的东西。