Distinguer les modifications, les confirmations de chantier et les réclamations

Consignez l'événement dans le journal de chantier le jour où il se produit : ce qui a été trouvé ou instruit, où, qui était sur le chantier, quels engins et quelle main-d'œuvre ont été touchés, avec des photographies jointes.

Pourquoi: Le compte rendu établi avant que quiconque ne sache ce qu'il vaut est celui que personne ne peut contester, et c'est le même compte rendu quel que soit celui des trois instruments dans lequel l'événement se transforme. Un journal rédigé en fin de mois est une reconstitution, et tout lecteur peut le voir.

Là où le travail a été instruit, établissez un ordre de modification, indiquez le motif de son apparition, et chiffrez ses lignes sur les prix du contrat. Nommez l'instruction et le jour où elle a été portée au journal dans le motif, afin que le compte rendu se renvoie à lui-même.

Pourquoi: Un ordre de modification instruit est le moins coûteux des trois à régler parce que l'autorisation n'est pas en litige. Ce qui est en litige un an plus tard, c'est le motif de son apparition et le prix auquel il a été chiffré, si bien que les deux doivent figurer au dossier maintenant, tant que la personne qui les connaît est encore sur le chantier.

Là où le travail a été fait sur le chantier sans instruction chiffrée, enregistrez-le comme une fiche de régie avec les quantités telles qu'exécutées et la date à laquelle le travail a été fait. Consignez qui l'a signée sur le chantier et la référence que porte le papier signé, et gardez la fiche en brouillon ou en litige jusqu'à ce que la valeur soit convenue.

Pourquoi: Une confirmation de chantier est signée le jour même précisément pour que la discussion sur le prix puisse avoir lieu ensuite sans rouvrir les faits. Si elle reste dans un classeur sans être enregistrée jusqu'au décompte final, les faits sont rouverts quand même et la signature cesse d'aider. Un registre rend les fiches ouvertes dénombrables, ce qui est le seul moyen pour que quelqu'un les relance.

Là où l'événement est au risque de l'autre partie, ouvrez une réclamation et réunissez les preuves à son appui : les entrées de journal, les photographies, la main-d'œuvre et le matériel à l'arrêt, et la clause sur laquelle vous vous appuyez.

Pourquoi: Une réclamation est jugée sur ses preuves et sur le fait que la notification ait été donnée à temps, et les deux se décident des mois avant que quiconque ne commence à rédiger le dossier. Rassembler le dossier au fur et à mesure vous montre ce qui manque tant que c'est encore accessible, ce qui est un exercice différent de le rassembler à la fin et de découvrir ce qui manque.

Émettez la notification comme correspondance, datée, nommant l'événement et la clause, et gardez chaque lettre ultérieure sur la même affaire dans le même fil.

Pourquoi: La plupart des réclamations qui échouent n'échouent pas sur le fond, elles échouent sur un délai de notification écoulé pendant que l'affaire était discutée verbalement. Une lettre datée ne coûte rien et est la seule chose qui répond à la question de quand l'autre partie en a eu connaissance pour la première fois.