Wijzigingen, werfbevestigingen en claims gescheiden houden

Leg het voorval vast in het dagboek op de dag dat het gebeurt: wat is aangetroffen of opgedragen, waar, wie er op de bouwplaats was, welk materieel en welke arbeid erdoor zijn geraakt, met foto's erbij.

Waarom: De registratie gemaakt voordat iemand weet wat het waard is, is degene waarmee niemand kan twisten, en het is dezelfde registratie welk van de drie instrumenten het voorval ook wordt. Een dagboek dat aan het eind van de maand wordt bijgewerkt, is een reconstructie, en dat is voor iedere lezer te zien.

Waar het werk is opgedragen, maakt u een wijzigingsopdracht op, vermeldt u de reden waarom die ontstond, en prijst u de regels ervan tegen de tarieven van het contract. Noem de opdracht en de dag waarop deze in het dagboek is genoteerd bij de reden, zodat de registratie naar zichzelf terugverwijst.

Waarom: Een geïnstrueerde wijziging is van de drie het goedkoopst om af te wikkelen omdat de bevoegdheid ervoor niet ter discussie staat. Wat een jaar later wel ter discussie staat, is de reden waarom die ontstond en het tarief waartegen die is geprijsd, dus horen beide nu op de registratie thuis, terwijl degene die ze kent nog op het werk is.

Waar het werk op de bouwplaats is uitgevoerd zonder een geprijsde opdracht, registreert u het als een regieformulier met de hoeveelheden zoals uitgevoerd en de datum waarop het werk is gedaan. Leg vast wie het op de bouwplaats heeft ondertekend en welke referentie het ondertekende formulier draagt, en houd het formulier in concept of in geschil totdat de waarde is overeengekomen.

Waarom: Een werfbevestiging wordt op dezelfde dag ondertekend precies zodat het prijsgesprek daarna kan plaatsvinden zonder de feiten te heropenen. Als het ongeregistreerd in een map blijft liggen tot de afrekening, worden de feiten toch heropend en helpt de handtekening niet meer. Een register maakt de openstaande posten telbaar, en dat is de enige manier waarop iemand ze achterna gaat.

Waar het voorval voor risico van de andere partij komt, opent u een claim en verzamelt u het bewijs ervoor: de dagboekregels, de foto's, de arbeid en het materieel die stillagen, en het artikel waarop u zich beroept.

Waarom: Een claim wordt beoordeeld op het bewijs en op de vraag of de kennisgeving op tijd is gegeven, en beide worden maanden voordat iemand aan de indiening begint al bepaald. Het dossier opbouwen terwijl het gebeurt, laat zien wat ontbreekt terwijl het nog te achterhalen is, wat iets anders is dan het aan het eind opbouwen en dan ontdekken wat er niet is.

Stuur de kennisgeving als correspondentie, gedateerd, met vermelding van het voorval en het artikel, en houd elke latere brief over dezelfde kwestie in dezelfde draad.

Waarom: De meeste claims die mislukken, mislukken niet op de inhoud, ze mislukken op een kennisgevingstermijn die verstreek terwijl de kwestie mondeling werd besproken. Een gedateerde brief kost niets en is het enige dat antwoord geeft op de vraag wanneer de andere partij het voor het eerst wist.