변경, 현장 확인서, 클레임을 분리해서 관리

사건이 발생한 당일 일일 일지에 기록합니다. 무엇이 발견되었거나 지시되었는지, 어디서, 누가 현장에 있었는지, 어떤 장비와 인력이 영향을 받았는지를 사진과 함께 남깁니다.

이유: 아직 아무도 그 가치를 모를 때 만들어진 기록은 아무도 반박할 수 없는 기록이며, 이는 사건이 세 가지 수단 중 어느 것으로 귀결되든 동일한 기록입니다. 월말에 작성된 일지는 재구성이며, 이를 읽는 모든 사람이 그것을 알아볼 수 있습니다.

작업이 지시된 경우, 변경을 발생시켜 그것이 발생한 사유를 명시하고, 계약 단가에 따라 각 항목에 가격을 매깁니다. 사유란에 지시 사항과 일지에 기록된 날짜를 명시하여 기록이 서로를 가리키게 합니다.

이유: 지시된 변경은 그 권한에 대한 다툼이 없기 때문에 세 가지 중 정산하기 가장 저렴합니다. 1년 뒤 다투게 되는 것은 그것이 발생한 사유와 가격이 매겨진 단가이므로, 이를 아는 사람이 아직 현장에 있을 때 지금 기록해 두어야 합니다.

작업이 가격이 매겨진 지시 없이 현장에서 수행된 경우, 실제 시행된 수량과 작업 수행일과 함께 데이워크(daywork) 시트로 등록합니다. 현장에서 누가 서명했는지와 서명된 서류의 참조번호를 기록하고, 값이 합의될 때까지 시트를 초안 또는 분쟁 상태로 둡니다.

이유: 현장 확인서는 사실을 다시 여는 일 없이 나중에 가격 협의가 이루어질 수 있도록 정확히 당일 서명됩니다. 정산 시점까지 등록되지 않은 채 폴더에 방치되면 결국 사실이 다시 열리게 되고 서명은 더 이상 도움이 되지 않습니다. 등록부는 미결 항목을 셀 수 있게 만들며, 이것이 누군가 그것을 추적하는 유일한 방법입니다.

사건이 상대방의 위험에 속하는 경우, 클레임을 열고 그에 대한 증거를 모읍니다. 일지 항목, 사진, 대기했던 인력과 장비, 그리고 당신이 근거로 삼는 조항입니다.

이유: 클레임은 그 증거와 통지가 제때 이루어졌는지로 판단되며, 둘 다 누군가 제출서를 작성하기 몇 달 전에 이미 결정됩니다. 발생하는 대로 패키지를 구성하면 아직 구할 수 있을 때 무엇이 빠져 있는지 보이며, 이는 끝에 가서 구성하며 무엇이 없는지 발견하는 것과는 다른 작업입니다.

통지를 서신으로 발행하고, 날짜를 기록하고, 사건과 조항을 명시하며, 같은 사안에 대한 이후의 모든 편지를 동일한 스레드에 유지합니다.

이유: 실패하는 대부분의 클레임은 본안 때문이 아니라, 사안이 구두로 논의되는 동안 통지 기간이 지나버렸기 때문에 실패합니다. 날짜가 기록된 편지는 비용이 들지 않으며, 상대방이 언제 처음 알았는지에 대한 질문에 답할 수 있는 유일한 것입니다.