Rozdzielaj zmiany, potwierdzenia z budowy i roszczenia

Zapisz zdarzenie w dzienniku budowy tego samego dnia, w którym się wydarzyło: co zastano lub zlecono, gdzie, kto był na budowie, jaki sprzęt i robocizna zostały tym objęte, z załączonymi zdjęciami.

Dlaczego: Zapis sporządzony zanim ktokolwiek wie, ile jest wart, to ten, z którym nikt nie może dyskutować, i jest tym samym zapisem niezależnie od tego, w który z trzech instrumentów zdarzenie się zamieni. Dziennik uzupełniony na koniec miesiąca to rekonstrukcja, i każdy, kto go czyta, to widzi.

Tam, gdzie robotę zlecono, wystaw protokół zmiany, podaj przyczynę jej powstania, i wyceń jej pozycje według stawek umowy. Wskaż w uzasadnieniu polecenie i dzień, w którym zapisano je w dzienniku, tak by zapis odsyłał do samego siebie.

Dlaczego: Zlecona zmiana jest z tych trzech najtańsza do rozliczenia, bo uprawnienie do niej nie budzi sporu. To, co budzi spór rok później, to przyczyna, dla której powstała, i stawka, według której ją wyceniono, więc obie te rzeczy trzeba zapisać teraz, dopóki osoba, która je zna, jest jeszcze na budowie.

Tam, gdzie robotę wykonano na budowie bez wycenionego polecenia, zarejestruj ją jako kartę obmiaru dniówkowego z ilościami jak wykonano i datą wykonania roboty. Zapisz, kto podpisał ją na budowie, i numer, jaki nosi podpisany dokument, i trzymaj kartę jako roboczą lub sporną, dopóki wartość nie zostanie uzgodniona.

Dlaczego: Potwierdzenie budowy podpisuje się tego samego dnia właśnie po to, by rozmowa o cenie mogła odbyć się później bez ponownego otwierania faktów. Jeśli leży niezarejestrowane w segregatorze do rozliczenia, fakty i tak się otwierają na nowo, a podpis przestaje pomagać. Rejestr sprawia, że pozycje otwarte są policzalne, co jest jedynym sposobem, by ktokolwiek je pilnował.

Tam, gdzie zdarzenie leży po stronie ryzyka drugiej strony, otwórz roszczenie i zbierz dla niego dowody: wpisy w dzienniku, zdjęcia, robociznę i sprzęt, które stały bezczynnie, oraz klauzulę, na którą się powołujesz.

Dlaczego: Roszczenie ocenia się po jego dowodach i po tym, czy zawiadomienie złożono na czas, i obie te rzeczy rozstrzygają się miesiące przed tym, jak ktokolwiek zacznie pisać zgłoszenie. Kompletowanie pakietu na bieżąco pokazuje, czego brakuje, dopóki da się to jeszcze zdobyć, co jest czym innym niż kompletowanie go na koniec i odkrywanie, czego nie ma.

Wyślij zawiadomienie jako korespondencję, datowaną, wskazującą zdarzenie i klauzulę, i trzymaj każde późniejsze pismo w tej samej sprawie w tym samym wątku.

Dlaczego: Większość roszczeń, które przegrywają, nie przegrywa na meritum, przegrywa na terminie zawiadomienia, który upłynął, gdy sprawę omawiano ustnie. Datowane pismo nic nie kosztuje i jest jedyną rzeczą, która odpowiada na pytanie, kiedy druga strona po raz pierwszy się o tym dowiedziała.