Mantener separados los cambios, las confirmaciones de obra y las reclamaciones

Registre el hecho en el diario de obra el día en que ocurre: qué se encontró o se instruyó, dónde, quién estaba en obra, qué maquinaria y mano de obra se vieron afectadas, con fotografías adjuntas.

Por que: El registro hecho antes de que nadie sepa cuánto vale es el que nadie puede rebatir, y es el mismo registro sea cual sea de los tres instrumentos en que se convierta el hecho. Un diario redactado a fin de mes es una reconstrucción, y cualquiera que lo lea lo nota.

Donde el trabajo se instruyó, levante una orden de cambio, indique el motivo por el que surgió, y valore sus líneas contra los precios del contrato. Nombre la instrucción y el día en que se diarizó en el motivo, para que el registro apunte hacia sí mismo.

Por que: Un cambio instruido es el más barato de los tres de resolver porque la autoridad para hacerlo no está en disputa. Lo que está en disputa un año después es el motivo por el que surgió y el precio al que se valoró, así que ambos deben quedar en el registro ahora, mientras la persona que los conoce sigue en la obra.

Donde el trabajo se hizo en obra sin una instrucción valorada, regístrelo como parte diario con las cantidades ejecutadas y la fecha en que se hizo el trabajo. Registre quién lo firmó en obra y la referencia que lleva el papel firmado, y mantenga la hoja en borrador o en disputa hasta que se acuerde el valor.

Por que: Una confirmación de obra se firma el mismo día precisamente para que la conversación sobre el precio pueda darse después sin reabrir los hechos. Si se queda en una carpeta sin registrar hasta la liquidación, los hechos se reabren de todos modos y la firma deja de ayudar. Un registro hace contables las que siguen abiertas, que es la única forma de que alguien las persiga.

Donde el hecho está a riesgo de la otra parte, abra una reclamación y reúna la evidencia en su contra: las entradas de diario, las fotografías, la mano de obra y la maquinaria que estuvieron paradas, y la cláusula en la que se apoya.

Por que: Una reclamación se juzga por su evidencia y por si el aviso se dio a tiempo, y ambas cosas se deciden meses antes de que nadie empiece a escribir la presentación. Montar el expediente a medida que ocurre le muestra lo que falta mientras todavía se puede conseguir, que es un ejercicio distinto a montarlo al final y descubrir lo que no tiene.

Emita el aviso como correspondencia, fechado, nombrando el hecho y la cláusula, y mantenga cada carta posterior sobre el mismo asunto en el mismo hilo.

Por que: La mayoría de las reclamaciones que fracasan no fracasan por el fondo, fracasan por un plazo de aviso que venció mientras el asunto se discutía verbalmente. Una carta fechada no cuesta nada y es lo único que responde a la pregunta de cuándo lo supo la otra parte por primera vez.