Разделять изменения, подтверждения на объекте и претензии

Зафиксируйте событие в ежедневном журнале в день, когда оно произошло: что было обнаружено или поручено, где, кто был на объекте, какая техника и труд были затронуты, с приложенными фотографиями.

Зачем: Запись, сделанная до того, как кто-либо узнал, сколько это стоит, - это та, с которой никто не может спорить, и это одна и та же запись независимо от того, в какой из трёх инструментов превратится событие. Журнал, написанный в конце месяца, - это реконструкция, и любой, кто его читает, это видит.

Там, где работа была поручена распоряжением, оформите приказ об изменении, укажите причину его возникновения и оцените его позиции по расценкам договора. Назовите распоряжение и день, когда оно было занесено в журнал, в самой причине, чтобы запись ссылалась сама на себя.

Зачем: Распорядительное изменение - самое дешёвое из трёх для урегулирования, потому что полномочие на него не оспаривается. Через год оспаривается причина его возникновения и расценка, по которой оно оценено, поэтому оба должны быть в записи уже сейчас, пока человек, знающий их, ещё на объекте.

Там, где работа была выполнена на объекте без оценённого распоряжения, зарегистрируйте её как акт на дополнительные работы с количествами по факту выполнения и датой их выполнения. Зафиксируйте, кто подписал его на месте, и референс, который несёт подписанный документ, и держите акт в черновике или в статусе спора до согласования стоимости.

Зачем: Подтверждение на объекте подписывается в тот же день именно для того, чтобы разговор о цене можно было провести позже, не переоткрывая факты. Если оно лежит незарегистрированным в папке до расчёта, факты всё равно переоткрываются, и подпись перестаёт помогать. Реестр делает открытые позиции исчисляемыми, а это единственный способ, которым их вообще кто-то отслеживает.

Там, где событие относится к риску другой стороны, откройте претензию и соберите доказательства по ней: записи журнала, фотографии, простаивавшие труд и технику, а также пункт договора, на который вы опираетесь.

Зачем: Претензию оценивают по её доказательствам и по тому, было ли уведомление подано вовремя, и оба решаются за месяцы до того, как кто-либо начинает писать само обращение. Собирая пакет по мере событий, вы видите, чего не хватает, пока это ещё можно получить, а это совсем другое дело, чем собирать его в конце и обнаруживать, чего нет.

Направьте уведомление в виде переписки, с датой, называющей событие и пункт договора, и держите каждое последующее письмо по этому же вопросу в одной ветке.

Зачем: Большинство неудачных претензий проигрывают не по существу, а из-за срока уведомления, истёкшего, пока вопрос обсуждался устно. Датированное письмо ничего не стоит и является единственным, что отвечает на вопрос, когда другая сторона впервые узнала об этом.