Håll ändringar, platsbekräftelser och krav åtskilda

Registrera händelsen i dagboken samma dag den inträffar: vad som hittades eller beordrades, var, vilka som var på plats, vilka maskiner och vilken arbetskraft som påverkades, med foton bifogade.

Varför: Registreringen som gjorts innan någon vet vad den är värd är den ingen kan bestrida, och det är samma registrering oavsett vilket av de tre instrumenten händelsen blir till. En dagbok skriven i slutet av månaden är en rekonstruktion, och alla som läser den märker det.

Där arbetet beordrades, skapa en ändringsorder, ange orsaken till att den uppstod, och prissätt dess rader mot kontraktets priser. Namnge instruktionen och dagen den dagbokfördes i orsaken, så att registreringen pekar tillbaka på sig själv.

Varför: En beordrad ändring är den billigaste av de tre att reglera eftersom befogenheten för den inte ifrågasätts. Det som ifrågasätts ett år senare är orsaken till att den uppstod och priset den prissattes till, så båda hör hemma i registret nu, medan personen som känner till dem fortfarande är kvar på jobbet.

Där arbetet utfördes på plats utan en prissatt instruktion, registrera det som en löpräkningssedel med mängderna som utförda och datumet arbetet gjordes. Registrera vem som skrev under den på plats och referensen den signerade sedeln bär, och håll sedeln som utkast eller tvistig tills värdet är överenskommet.

Varför: En platsbekräftelse skrivs under samma dag just så att prissamtalet kan ske efteråt utan att fakta öppnas igen. Om den ligger oregistrerad i en pärm till avräkningen öppnas fakta ändå upp igen, och underskriften slutar hjälpa. Ett register gör de öppna posterna räknebara, vilket är det enda sättet någon faktiskt driver på dem.

Där händelsen ligger på den andra partens risk, öppna ett krav och samla bevisen för det: dagboksanteckningarna, fotona, arbetskraften och maskinerna som stod stilla, och klausulen du åberopar.

Varför: Ett krav bedöms på sina bevis och på om aviseringen gjordes i tid, och båda avgörs månader innan någon börjar skriva inlagan. Att sätta ihop paketet allteftersom visar vad som saknas medan det fortfarande går att få tag i, vilket är en annan övning än att sätta ihop det på slutet och upptäcka vad som inte finns.

Utfärda aviseringen som korrespondens, daterad, med händelsen och klausulen namngivna, och håll varje senare brev om samma fråga i samma tråd.

Varför: De flesta krav som misslyckas gör det inte på sakskälen, de misslyckas på en aviseringsfrist som löpte ut medan frågan diskuterades muntligt. Ett daterat brev kostar ingenting och är det enda som svarar på frågan om när den andra parten först fick vetskap.