Manter separados alterações, confirmações de obra e reclamações

Registe o facto no diário de obra no dia em que acontece: o que foi encontrado ou instruído, onde, quem estava em obra, que equipamento e mão de obra foram afetados, com fotografias anexadas.

Por quê: O registo feito antes de alguém saber quanto vale é aquele que ninguém consegue contestar, e é o mesmo registo seja qual for dos três instrumentos em que o facto se transforma. Um diário redigido no final do mês é uma reconstrução, e qualquer pessoa que o leia percebe.

Onde o trabalho foi instruído, levante uma ordem de alteração, indique o motivo pelo qual surgiu, e orce as suas linhas contra os preços do contrato. Identifique a instrução e o dia em que foi lançada no diário no motivo, para que o registo aponte para si mesmo.

Por quê: Uma alteração instruída é a mais barata das três de resolver porque a autoridade para isso não está em disputa. O que está em disputa um ano depois é o motivo pelo qual surgiu e o preço a que foi orçada, por isso ambos devem ficar registados agora, enquanto a pessoa que os conhece ainda está na obra.

Onde o trabalho foi feito em obra sem uma instrução orçada, registe-o como folha de administração com as quantidades tal como executadas e a data em que o trabalho foi feito. Registe quem a assinou em obra e a referência que o papel assinado traz, e mantenha a folha em rascunho ou em disputa até que o valor seja acordado.

Por quê: Uma confirmação de obra é assinada no próprio dia precisamente para que a conversa sobre o preço possa acontecer depois sem reabrir os factos. Se ficar numa pasta por registar até ao acerto final, os factos são reabertos de qualquer forma e a assinatura deixa de ajudar. Um registo torna as que ainda estão em aberto contáveis, que é a única forma de alguém as cobrar.

Onde o facto está a risco da outra parte, abra uma reclamação e reúna a evidência a favor dela: os registos de diário, as fotografias, a mão de obra e o equipamento parados, e a cláusula em que se apoia.

Por quê: Uma reclamação é julgada pela sua evidência e por a notificação ter sido dada a tempo, e ambas as coisas decidem-se meses antes de alguém começar a escrever a submissão. Montar o dossiê à medida que acontece mostra-lhe o que falta enquanto ainda é possível obtê-lo, o que é um exercício diferente de o montar no final e descobrir o que não tem.

Emita a notificação como correspondência, datada, identificando o facto e a cláusula, e mantenha cada carta posterior sobre o mesmo assunto no mesmo fio.

Por quê: A maioria das reclamações que falham não falha pelo mérito, falha por um prazo de notificação que expirou enquanto o assunto era discutido verbalmente. Uma carta datada não custa nada e é a única coisa que responde à pergunta de quando a outra parte soube pela primeira vez.