Tenere separati varianti, conferme di cantiere e riserve

Registra l'evento nel giornale di cantiere il giorno stesso in cui accade: cosa è stato trovato o ordinato, dove, chi era in cantiere, quali mezzi e manodopera sono stati coinvolti, con le fotografie allegate.

Perché: Il verbale fatto prima che chiunque sappia quanto vale è quello con cui nessuno può discutere, ed è lo stesso verbale a prescindere da quale dei tre strumenti l'evento diventerà. Un giornale scritto a fine mese è una ricostruzione, e chiunque lo legga se ne accorge.

Dove il lavoro è stato ordinato, solleva un ordine di variazione, indica il motivo per cui è sorto, e valorizzane le voci secondo i prezzi del contratto. Nomina l'ordine e il giorno in cui è stato registrato a giornale nella motivazione, così il verbale rimanda a se stesso.

Perché: Una variazione ordinata è la più economica delle tre da chiudere perché l'autorizzazione a farla non è in discussione. Ciò che è in discussione un anno dopo è il motivo per cui è sorta e il prezzo con cui è stata valorizzata, quindi entrambi vanno a registro adesso, mentre chi li conosce è ancora sul lavoro.

Dove il lavoro è stato eseguito in cantiere senza un ordine valorizzato, registralo come foglio di economia con le quantità come eseguite e la data del lavoro. Registra chi lo ha firmato in cantiere e il riferimento che porta il foglio firmato, e tieni il foglio in bozza o in contestazione finché il valore non è concordato.

Perché: Una conferma di cantiere si firma il giorno stesso proprio perché la discussione sul prezzo possa avvenire dopo senza riaprire i fatti. Se resta in un raccoglitore non registrata fino al saldo, i fatti si riaprono comunque e la firma smette di servire. Un registro rende le voci aperte contabili, che è l'unico modo con cui qualcuno le insegue.

Dove l'evento è a rischio dell'altra parte, apri una riserva e raccogli le prove a suo sostegno: le voci di giornale, le fotografie, la manodopera e i mezzi rimasti fermi, e la clausola su cui ti basi.

Perché: Una riserva si giudica sulle sue prove e sul fatto che l'avviso sia stato dato in tempo, ed entrambi si decidono mesi prima che chiunque inizi a scrivere l'istanza. Assemblare il fascicolo man mano che accade mostra cosa manca finché è ancora recuperabile, il che è un esercizio diverso dall'assemblarlo alla fine e scoprire cosa non c'è.

Emetti l'avviso come corrispondenza, datato, che nomina l'evento e la clausola, e tieni ogni lettera successiva sulla stessa questione nello stesso filo.

Perché: La maggior parte delle riserve che falliscono non falliscono nel merito, falliscono su un termine di avviso scaduto mentre la questione veniva discussa a voce. Una lettera datata non costa nulla ed è l'unica cosa che risponde alla domanda di quando l'altra parte ne è venuta a conoscenza.