変更、現場確認書、クレームを混同しない

その出来事を発生した当日のうちに日誌に記録します。何が見つかったか、あるいは何が指示されたか、どこで、現場に誰がいたか、どの機材と労務が影響を受けたかを、写真を添えて記録します。

理由: 誰もそれがいくらの価値になるか知る前に作られた記録は、誰も異議を唱えられない記録であり、その出来事が三つの手段のどれになろうとも同じ記録です。月末にまとめて書かれた日誌は再構成であり、読む人には誰でもそれが分かります。

作業が指示によるものである場合、変更指示書を起こし、それが生じた理由を明記し、その各行を契約単価で積算します。理由の中でその指示と日誌に記載された日を明示し、記録が自ら出所を示すようにします。

理由: 指示された変更は三つのうちもっとも安く精算できるものです。その権限自体が争われることはないからです。一年後に争われるのは、それが生じた理由とそれに適用された単価であり、だからこそ両方とも、それを知る人がまだ現場にいる今のうちに記録に残すべきです。

積算済みの指示なしに現場で行われた作業は、実施した数量と作業日を記した日払い作業票として登録します。現場で誰が署名したかと、署名された書面が持つ参照番号を記録し、金額が合意されるまでその票を下書きまたは係争中のままにしておきます。

理由: 現場確認書がその日のうちに署名されるのは、事実を蒸し返すことなく後で価格の話し合いができるようにするためです。それが精算まで未登録のままフォルダに眠っていれば、結局事実は蒸し返され、署名は役に立たなくなります。台帳は未処理のものを数えられるようにし、それが実際に誰かがそれを催促する唯一の方法です。

その出来事が相手方のリスクにある場合、クレームを起こし、それに対する証拠を集めます。日誌の記載、写真、待機した労務と機材、そしてあなたが根拠とする条項です。

理由: クレームはその証拠と、通知が期限内に出されたかどうかで判断され、そのどちらも申立書を書き始めるずっと前に決まってしまっています。起きたそのときに証拠一式を組み立てることで、まだ入手できるうちに何が欠けているかが分かります。これは最後になって組み立て、何がないかを発見するのとはまったく違う作業です。

通知を正式な書面として発行し、日付を付け、その出来事と条項を明記し、以後その件についてのすべてのやり取りを同じスレッドに保ちます。

理由: 失敗するクレームの多くは、内容の是非ではなく、口頭で話し合われている間に通知期間が過ぎてしまったことで失敗します。日付の付いた手紙は費用がかからず、相手方がいつ最初に知ったのかという問いに答えられる唯一のものです。