Dra av CIS när du betalar en underentreprenör

Öppna underentreprenörens register och kontrollera att det är den part du faktiskt avtalat med: firmanamnet, bolagsregistreringen och underentreprenadavtalet de arbetar under. Det är detta register avdraget görs mot.

Varför: Ett avdrag görs mot en part, inte mot en faktura, och på ett jobb med tre bolag i samma koncern säger fakturan inte alltid vilket som är vilket. Att få parten rätt först är det som gör allt därefter kontrollerbart.

Installera Construction Industry Scheme för Storbritannien och registrera denna underentreprenörs status enligt det: intervallet de har rätt till, brutto, standard eller högre, verifieringsreferensen som myndigheten gav och de datum verifieringen täcker.

Varför: Intervallet är bara så bra som verifieringen bakom det, och verifieringar löper ut. Att behålla referensen och datumen i registret innebär att satsen som tillämpades på en betalning kan motiveras månader senare, precis när någon frågar om den.

Förhandsgranska avdraget mot bruttobetalningen. Systemet avgör vad som dras från beskattningsunderlaget, så materialdelen och momsen hanteras av systemet snarare än av den som råkar göra uträkningen, och ett intervall som beror på en verifiering behålls bara så länge den verifieringen fortfarande gäller.

Varför: En part som förlorat sin verifiering faller till systemets högsta intervall, och förhandsgranskningen rapporterar sänkningen i stället för att tyst tillämpa den. En sats som gått upp för att ett intyg löpt ut är ett samtal att ha före betalningen, inte efter att underentreprenören läst redogörelsen och ringt affärschefen.

Avgör om den inhemska omvända betalningsskyldigheten gäller för denna leverans. Den omfattar byggtjänster som rapporteras enligt systemet mellan momsregistrerade företag, och stannar vid slutanvändaren, som redovisar moms på vanligt sätt.

Varför: Omvänd betalningsskyldighet flyttar momsen från leverantören till kunden, så en faktura utfärdad på det gamla sättet är fel redan till sin form, och kunden kan inte bara betala den och gå vidare. Att avgöra detta per leverans, och behålla avgörandet, är det som håller en underentreprenörs faktura betalbar den dag den kommer in.

Rapportera avdragen som gjorts under perioden: vem de togs från, bruttobeloppet, materialet, det avdragna beloppet och verifieringen varje intervall vilade på. Det är substansen i den månatliga deklarationen och i den redogörelse varje underentreprenör har rätt att få.

Varför: Deklarationen ska in varje månad oavsett om underlaget sparats, och att återskapa en månads avdrag från bankbetalningar är hur ett litet fel blir ett vite. En rapport byggd av de registrerade avdragen bär samma fakta som underentreprenörens egen redogörelse, vilket är varför de två stämmer överens utan att någon förhandlar.