Clôturer depuis la substantial performance jusqu'au décompte final

Consignez la réception provisoire comme un fait daté et certifié avec la signature derrière, et joignez le certificat avec le relevé de l'état des travaux contre lequel elle a été certifiée.

Pourquoi: Tout ce qui suit se compte à partir de cette date, elle doit donc être une date avec un document derrière plutôt qu'une date dont trois personnes se souviennent légèrement différemment. La version qui finit contestée est toujours celle que personne ne peut produire le jour où on la questionne.

Consignez contre la date certifiée les obligations qui en découlent : publication de l'avis, la période pendant laquelle une garantie peut encore être réclamée, la libération de la retenue, et la date à partir de laquelle les réserves se comptent. Comptez chacune selon les règles de la province où se trouvent les travaux.

Pourquoi: Quatre conséquences suivies à quatre endroits sont quatre occasions d'en manquer une, et celle qu'on manque est toujours celle sans facture qui la rappelle. Un seul registre par ordre de date est aussi ce qui permet à quelqu'un de vous suppléer sans être briefé.

Valorisez chaque point en suspens à ce qu'il coûtera à achever ou corriger, et totalisez la liste comme la provision à retenir face à la libération, plutôt que de la rapporter comme un décompte de points ouverts.

Pourquoi: Une liste de réserves est une affirmation sur l'argent et une check-list est une affirmation sur la propreté. Libérer contre un décompte traite quatre-vingt-dix petits points et un point coûteux comme quatre-vingt-onze, et le point coûteux est toute la raison pour laquelle on discute de la libération.

Consignez la libération contre le marché pour le solde de retenue diminué de la provision de réserves valorisée, de sorte que le grand livre montre ce qui était retenu, ce qui a été libéré, à quelle date, et contre quoi.

Pourquoi: La libération est le moment où un solde et un pourcentage recalculé cessent d'être le même chiffre, et seule la consignation de la libération comme une transaction les garde ensemble. Une libération que personne n'a consignée est une libération que les deux parties finiront par calculer différemment, chacune étant sûre de son chiffre.

Construisez le décompte final à partir du prix de marché initial, de chaque avenant approuvé avec son code, de la retenue libérée, des déductions pour réserves et de tout avoir, de sorte que chaque ligne pointe vers la transaction qui l'a produite.

Pourquoi: Un décompte final est accepté quand l'autre partie peut le vérifier, pas quand il est remis. Celui qui peut être retracé jusqu'à ses transactions se règle en une réunion ; celui qui arrive comme un total se règle en négociation, et c'est dans la négociation que part le dernier pourcent du marché.

Émettez le décompte final avec la date certifiée, la liste de réserves et son statut, la libération de la retenue et les garanties, comme un dossier pour le client et un enregistrement pour votre propre dossier.

Pourquoi: Le dossier est ce dont le service financier du client a besoin avant de pouvoir payer, et la copie au dossier est ce dont vous avez besoin quand une réclamation de garantie ou un litige sur les réserves survient dix-huit mois plus tard, à un moment où tous ceux qui ont fait le travail sont passés à un autre chantier.