Von substantial performance bis zur Schlussrechnung abschließen

Erfassen Sie die im Wesentlichen erfolgte Fertigstellung als datiertes, bescheinigtes Ereignis mit der Unterschrift dahinter, und hängen Sie das Zertifikat zusammen mit dem Nachweis des Zustands der Arbeit an, gegen den es bescheinigt wurde.

Warum: Alles Nachfolgende zählt ab diesem Datum, also muss es ein Datum mit einem Dokument dahinter sein, statt eines Datums, an das sich drei Personen leicht unterschiedlich erinnern. Die Version, die am Ende angefochten wird, ist immer die, die niemand an dem Tag vorlegen kann, an dem sie infrage gestellt wird.

Tragen Sie die ab dem bescheinigten Datum laufenden Pflichten dagegen ein: Veröffentlichung der Anzeige, den Zeitraum, in dem Sicherheit noch geltend gemacht werden kann, die Freigabe des Einbehalts, und das Datum, ab dem Mängel gerechnet werden. Zählen Sie jede nach den Regeln der Provinz, in der die Arbeit stattfindet.

Warum: Vier an vier Orten verfolgte Folgen sind vier Chancen, eine zu verpassen, und die verpasste ist immer die, an der keine Rechnung hängt, die daran erinnert. Ein einziges Register in Datumsreihenfolge ist auch das, was jemandem erlaubt, für Sie einzuspringen, ohne eingewiesen zu werden.

Bewerten Sie jeden ausstehenden Punkt nach dem, was seine Fertigstellung oder Behebung kosten wird, und summieren Sie die Liste als die gegen die Freigabe zu haltende Rückstellung, statt sie als Zahl offener Punkte zu melden.

Warum: Eine Mängelliste ist eine Aussage über Geld, und eine Checkliste ist eine Aussage über Ordentlichkeit. Eine Freigabe gegen eine Zählung behandelt neunzig kleine Punkte und einen teuren als einundneunzig, und der teure ist der ganze Grund, warum über die Freigabe gestritten wird.

Erfassen Sie die Freigabe gegen den Vertrag für den Einbehaltssaldo abzüglich der bewerteten Mängelrückstellung, sodass das Kontobuch zeigt, was einbehalten war, was freigegeben wurde, an welchem Datum, und wogegen.

Warum: Die Freigabe ist der Moment, in dem ein Saldo und ein neu berechneter Prozentsatz aufhören, dieselbe Zahl zu sein, und nur die Freigabe als Transaktion aufzuschreiben hält sie zusammen. Eine Freigabe, die niemand erfasst hat, ist eine, die beide Seiten später unterschiedlich berechnen und jede für sicher hält.

Bauen Sie die Schlussrechnung aus dem ursprünglichen Vertragspreis auf, jeder genehmigten Änderung mit ihrem Code, dem freigegebenen Einbehalt, den Mängelabzügen und jeder Gutschrift, sodass jede Zeile auf die Transaktion verweist, die sie erzeugt hat.

Warum: Eine Schlussrechnung wird vereinbart, wenn die Gegenseite sie prüfen kann, nicht wenn sie zugestellt wird. Eine, die bis zu ihren Transaktionen zurückverfolgt werden kann, wird in einer Besprechung geklärt; eine, die als Summe ankommt, wird in einer Verhandlung geklärt, und in der Verhandlung gehen die letzten paar Prozent des Auftrags verloren.

Stellen Sie die Schlussrechnung zusammen mit dem bescheinigten Datum, der Mängelliste und ihrem Status, der Einbehaltsfreigabe und den Gewährleistungen als ein Paket an den Kunden aus, und als einen Datensatz für Ihre eigene Akte.

Warum: Das Paket ist das, was die Finanzabteilung des Kunden braucht, bevor sie zahlen kann, und die Aktenkopie ist das, was Sie brauchen, wenn achtzehn Monate später ein Sicherheitsanspruch oder ein Mängelstreit auftaucht, zu einem Zeitpunkt, an dem jeder, der die Arbeit gemacht hat, auf einen anderen Auftrag gewechselt ist.