从 substantial performance 收尾到最终结算

把 substantial performance 记录为一个有日期、经过认证并附有签字的事件,并把证书连同当时据以认证的工程状态记录一并附上。

原因: 后续的一切都从这个日期起算,所以它必须是一个有文件支撑的确定日期,而不是三个人各自记得略有出入的日期。最终被质疑的那个版本,永远是那个在被质疑当天谁也拿不出来的版本。

把从认证日期起算的义务记录进去:公告的发布、仍可提出担保主张的期间、保留金的释放,以及缺陷的起算日期。按工程所在省份的规定分别计算每一项。

原因: 四项后果分记在四个地方,就是四次漏掉其中一项的机会,而被漏掉的那一项,永远是没有发票附着来提醒你的那一项。一份按日期排序的登记表,也是让别人无需被提前交代就能替你顶上的原因。

按完成或修复每一项未完成事项所需的成本对其估价,并把清单汇总为释放前应保留的准备金,而不是只报告未完成事项的数量。

原因: 缺陷清单是关于金额的主张,而检查清单只是关于整洁的主张。按数量释放会把九十项小事和一项贵重的事都算作九十一项,而那一项贵重的事才是争论释放款项的全部原因。

针对合同记录释放金额,即保留金余额减去已计价的缺陷准备金,使账目显示扣留了多少、释放了多少、在哪一天释放、针对什么事项释放。

原因: 释放正是余额和重新计算的百分比不再是同一个数字的那一刻,只有把释放写成一笔交易才能让两者保持一致。没有人记录的释放,是双方日后各自算出不同结果、又各自坚信自己没错的释放。

从原始合同价、每一项带编码的已批准变更、已释放的保留金、缺陷扣款和任何贷项出发搭建最终结算,使每一行都指向产生它的那笔交易。

原因: 最终结算是在对方能够核对它时才达成一致,而不是在它被送达时。能够倒推到具体交易的最终结算,一次会面就能定案;只以总额出现的最终结算,要靠一场谈判来定案,而工程最后那几个百分点,就消耗在这场谈判里。

把最终结算、认证日期、缺陷清单及其状态、保留金释放和质保一并出具,作为给客户的一份文件包,以及给自己存档的一份记录。

原因: 这份文件包是客户财务部门付款前所需要的东西,而存档的那一份是十八个月后担保主张或缺陷争议出现时你所需要的东西,那时做这项工程的人早已转到别的工地。