Encerrar desde a substantial performance até à conta final

Registe a conclusão substancial como um facto datado e certificado com a assinatura por trás, e anexe o certificado junto com o registo do estado da obra contra o qual foi certificado.

Por quê: Tudo o que vem a seguir conta a partir desta data, por isso tem de ser uma data com um documento por trás e não uma data de que três pessoas se lembram ligeiramente diferente. A versão que acaba contestada é sempre aquela que ninguém consegue apresentar no dia em que é questionada.

Introduza contra a data certificada as obrigações que dela decorrem: publicação do aviso, o período em que a garantia ainda pode ser reclamada, a libertação da retenção, e a data a partir da qual as deficiências se contam. Conte cada uma segundo as regras da província onde está a obra.

Por quê: Quatro consequências seguidas em quatro sítios são quatro oportunidades de deixar escapar uma, e a que escapa é sempre a que não tem uma fatura agarrada a lembrar. Um único registo por ordem de data é também o que permite que alguém o substitua sem ser posto a par.

Valorize cada ponto pendente pelo que vai custar concluir ou corrigir, e some a lista como a reserva a manter contra a libertação, em vez de a reportar como uma contagem de pontos abertos.

Por quê: Uma lista de deficiências é uma afirmação sobre dinheiro e uma checklist é uma afirmação sobre arrumação. Libertar contra uma contagem trata noventa pontos pequenos e um caro como noventa e um, e o caro é toda a razão pela qual se discute a libertação.

Registe a libertação contra o contrato pelo saldo de retenção menos a reserva de deficiências valorizada, de modo que o livro mostre o que foi retido, o que foi libertado, em que data, e contra o quê.

Por quê: A libertação é o momento em que um saldo e uma percentagem recalculada deixam de ser o mesmo número, e só registar a libertação como uma transação os mantém juntos. Uma libertação que ninguém registou é uma que ambas as partes vão acabar por calcular de forma diferente, cada uma tendo a certeza da sua.

Construa a conta final a partir do preço original do contrato, de cada alteração aprovada com o seu código, da retenção libertada, das deduções por deficiências e de qualquer crédito, de modo que cada linha aponte para a transação que a produziu.

Por quê: Uma conta final é acordada quando a outra parte a consegue verificar, não quando é entregue. Uma que pode ser reconstruída para trás até às suas transações fecha-se numa reunião; uma que chega como um total fecha-se numa negociação, e é na negociação que se perde a última percentagem da obra.

Emita a conta final junto com a data certificada, a lista de deficiências e o seu estado, a libertação da retenção e as garantias, como um pacote para o cliente e um registo para o seu próprio processo.

Por quê: O pacote é o que o departamento financeiro do cliente precisa antes de poder pagar, e a cópia no processo é o que precisa quando uma reclamação de garantia ou uma discussão de deficiências surge dezoito meses depois, altura em que todos os que fizeram o trabalho já mudaram para outra obra.