Avsluta från substantial performance till slutavräkningen

Registrera substantial performance som en daterad, intygad händelse med en signatur bakom sig, och bifoga intyget tillsammans med registreringen av arbetets skick som det intygades mot.

Varför: Allt som följer räknas från detta datum, så det måste vara ett datum med ett dokument bakom sig, inte ett datum tre personer minns lite olika. Den version som till slut ifrågasätts är alltid den ingen kan uppvisa den dag den ifrågasätts.

För in de skyldigheter som räknas från det intygade datumet: publicering av underrättelsen, perioden då säkerhet fortfarande kan göras gällande, frisläppandet av innehållandet och det datum bristerna räknas från. Räkna var och en enligt reglerna i den provins arbetet utförs i.

Varför: Fyra konsekvenser som hålls reda på fyra ställen är fyra chanser att missa en, och den som missas är alltid den utan en faktura som påminner om den. Ett enda register i datumordning är också det som gör att någon kan täcka upp för dig utan att behöva sättas in i allt från grunden.

Värdera varje utestående post efter vad det kostar att färdigställa eller åtgärda den, och summera listan som den reserv som ska hållas inne vid frisläppandet, i stället för att redovisa den som ett antal öppna poster.

Varför: En bristlista är ett påstående om pengar och en checklista är ett påstående om ordning. Att släppa loss utifrån ett antal behandlar nittio små poster och en dyr som nittioen, och den dyra posten är precis hela anledningen till att frisläppandet ifrågasätts.

Registrera mot kontraktet frisläppandet av det innehållna saldot minus den prissatta bristreserven, så att bokföringen visar vad som hölls inne, vad som släpptes loss, vilket datum och mot vad.

Varför: Frisläppandet är den stund då ett saldo och en omräknad procentsats slutar vara samma tal, och bara att skriva ner frisläppandet som en transaktion håller dem samman. Ett frisläppande ingen registrerade är ett som båda sidor senare kommer räkna ut olika och båda vara säkra på.

Bygg slutavräkningen från det ursprungliga kontraktspriset, varje godkänd ändring med sin kod, frisläppt innehållande, bristavdrag och eventuella krediteringar, så att varje rad pekar på den transaktion som gav upphov till den.

Varför: En slutavräkning är överenskommen när motparten kan kontrollera den, inte när den levereras. En som kan spåras bakåt till sina transaktioner avslutas vid ett möte; en som kommer som en summa avslutas i en förhandling, och det är i förhandlingen de sista procenten av jobbet försvinner.

Utfärda slutavräkningen tillsammans med det intygade datumet, bristlistan och dess status, frisläppandet av innehållandet och garantierna som ett paket till beställaren och en registrering i din egen akt.

Varför: Paketet är det beställarens ekonomiavdelning behöver för att kunna betala, och kopian i akten är det du behöver när ett säkerhetsanspråk eller en bristtvist dyker upp arton månader senare, när alla som utförde arbetet redan har flyttat till ett annat projekt.