Uzavřít od substantial performance po konečné vyúčtování

Zaznamenejte substantial performance jako datovanou, certifikovanou událost podloženou podpisem a přiložte certifikát spolu se záznamem stavu díla, ke kterému byl certifikován.

Proč: Vše následující se počítá od tohoto data, takže musí jít o jedno datum podložené dokumentem, ne o datum, které si tři lidé pamatují mírně odlišně. Verze, která se nakonec zpochybní, je vždy ta, kterou nikdo neumí doložit v den, kdy se o ni vede spor.

Zapište proti certifikovanému datu povinnosti, které se od něj odvíjejí: zveřejnění oznámení, období, kdy lze ještě uplatnit zajištění, uvolnění zádržného a datum, od kterého se počítají nedodělky. Každou počítejte podle pravidel provincie, kde se dílo provádí.

Proč: Čtyři důsledky sledované na čtyřech místech jsou čtyři šance něco přehlédnout, a přehlédne se vždy ten, ke kterému není přiložena faktura, jež by na něj upozornila. Jediný registr v chronologickém pořadí je zároveň to, co umožní někomu vás zastoupit bez zdlouhavého zaškolování.

Ohodnoťte každou nedokončenou položku podle nákladů na její dokončení nebo opravu a součet seznamu stanovte jako rezervu zadrženou do uvolnění, místo abyste ji vykazovali jako počet otevřených položek.

Proč: Seznam nedodělků je tvrzení o penězích, checklist je tvrzení o pořádku. Uvolňování podle počtu položek staví devadesát drobných položek a jednu nákladnou na stejnou úroveň jako devadesát jedna, přitom právě ta nákladná je jediný skutečný důvod sporu o uvolnění.

Zaznamenejte proti zakázce uvolnění zůstatku zádržného sníženého o naceněnou rezervu na nedodělky, aby bylo z evidence patrné, co bylo zadrženo, co bylo uvolněno, k jakému datu a proti čemu.

Proč: Uvolnění je okamžik, kdy zůstatek a přepočtené procento přestávají být stejným číslem, a pouze zapsání uvolnění jako transakce je udrží pohromadě. Uvolnění, které nikdo nezaznamenal, si obě strany později spočítají jinak a každá si bude svou verzí jistá.

Sestavte konečné vyúčtování z původní ceny zakázky, každé schválené změny s jejím kódem, uvolněného zádržného, srážek za nedodělky a všech dobropisů tak, aby každý řádek odkazoval na transakci, ze které vznikl.

Proč: Konečné vyúčtování se odsouhlasí ve chvíli, kdy si ho druhá strana může ověřit, ne ve chvíli, kdy je předáno. To, které lze zpětně dohledat až k transakcím, se uzavře na jednání; to, které přijde jako součet, se uzavře ve vyjednávání, a právě ve vyjednávání mizí posledních pár procent zakázky.

Vydejte konečné vyúčtování spolu s certifikovaným datem, seznamem nedodělků a jeho stavem, uvolněním zádržného a zárukami jako jeden balíček klientovi a jeden záznam do vlastního spisu.

Proč: Tento balíček je to, co finanční oddělení klienta potřebuje k tomu, aby mohlo zaplatit, a kopie ve spisu je to, co budete potřebovat vy, až se za osmnáct měsíců objeví nárok ze zajištění nebo spor o nedodělky, kdy už všichni, kdo dílo prováděli, budou dávno na jiné zakázce.