Uniformiser les offres de sous-traitance et répercuter les conditions

Placez les offres du lot côte à côte face au périmètre sur lequel elles ont été sollicitées, faites remonter chaque exclusion et chaque variante en surface de la comparaison, et portez un prix pour chaque écart afin que les totaux comparent des périmètres complets.

Pourquoi: Cinq offres qui sont chacune un simple chiffre paraissent comparables et ne le sont pas. Celle qui a exclu le levage et celle qui a inclus le permis ont répondu à des questions différentes, et l'écart ne fait surface que lorsqu'il arrive sous forme d'avenant à l'automne, sans plus aucune tension concurrentielle pour le retenir.

Conservez l'attestation d'assurance et les autres documents exigés par le lot sur la fiche de chaque sous-traitant avec sa date d'expiration, et archivez le document lui-même plutôt qu'une note disant qu'il a été vu.

Pourquoi: Un registre de documents sans leurs dates d'expiration ne peut pas répondre à la seule question qu'on lui pose jamais, à savoir si la couverture était en place à une date donnée. Enregistrer l'expiration est toute la différence entre un classeur et un contrôle.

Avant de rédiger l'attribution, vérifiez les documents exigés de l'attributaire pressenti à la date où vous comptez attribuer. Si l'un d'eux a expiré, l'attribution attend, et ce qui revient au sous-traitant nomme le document et le jour où il a expiré plutôt que de dire qu'il est bloqué.

Pourquoi: L'affirmation honnête est qu'un document était valide à la date d'attribution, et non que la conformité est établie pour tout le contrat ou pour la durée des travaux, ce qui est une affirmation différente que personne n'a vérifiée. Un portail qu'on peut faire passer d'un geste est pire que pas de portail du tout, parce que tout le monde en aval y croit.

Chargez l'attestation renouvelée contre le même type de document sur la fiche, en gardant celle expirée dans l'historique plutôt qu'en la remplaçant, et relancez le même contrôle à la même date d'attribution.

Pourquoi: Rien ne devrait être écrasé ici ; c'est le fait sous-jacent qui devrait changer. Garder l'attestation expirée à côté de la renouvelée est aussi ce qui vous permet de répondre, un an plus tard, à quelle couverture était réellement en place pendant la semaine où les travaux ont commencé.

Transformez le périmètre mis à niveau en sous-traité, en reprenant le pourcentage de retenue et les conditions de paiement du contrat au-dessus plutôt qu'en les ressaisissant, afin que les dix pour cent retenus en dessous correspondent aux dix pour cent retenus au-dessus et que les dates concordent.

Pourquoi: Le périmètre qui a été mis à niveau est le périmètre qu'il faut acheter, et un sous-traité ressaisi à partir d'une lettre d'offre fait discrètement disparaître les exclusions que la mise à niveau venait de rendre visibles. Des conditions qui ne correspondent pas au contrat au-dessus sont aussi la façon dont un entrepreneur général finit par devoir de l'argent à une date où lui-même n'a pas encore été payé.

Émettez la recommandation avec le total ajusté pour chaque soumissionnaire, le motif du choix de l'attributaire, le contrôle effectué et la date à laquelle il a été effectué, et comparez la valeur engagée à la ligne d'estimation dont elle provient.

Pourquoi: Sur un marché public ou institutionnel, le raisonnement est lu par quelqu'un qui n'était pas dans la salle, parfois après une contestation. L'écrire pendant que la comparaison est encore sous vos yeux prend quelques minutes, et la comparaison d'achat vous donne le résultat lot par lot tant qu'il reste un chantier sur lequel agir.