下請け入札を一つの範囲に揃え、条件を下流に流す

そのパッケージの入札を招請時の範囲と並べて突き合わせ、すべての除外事項と代替案を比較表の表面に出し、それぞれの差分に価格をつけて、合計が完全な範囲同士の比較になるようにする。

理由: それぞれ単一の金額として提示された5件の入札は比較可能に見えるが、実際にはそうではない。揚重を除外した入札と許可費用を含めた入札は、異なる問いに答えているにすぎず、その違いは秋になって変更指示として現れるまで表面化せず、そのときにはもう競争の緊張感は残っていない。

保険証書とそのパッケージが要求する他の書類を、失効日を添えて各下請業者の記録に保管し、確認したというメモではなく書類そのものをファイルする。

理由: 失効日のない書類台帳は、誰もが必ず尋ねる唯一の問い、つまりある特定の日に補償が有効だったかどうかに答えられない。失効日を記録することが、ただの書類棚と本当の確認との全ての違いになる。

発注を書面化する前に、発注を予定している日付時点で予定落札者に必要な書類を確認する。いずれかが失効している場合は発注を保留し、下請業者への回答は「保留中」ではなく、失効した書類名とその失効日を明記する。

理由: 誠実な言い方は、ある書類が発注日時点で有効だったというものであり、契約期間全体や工事期間全体にわたって適合性が確立されているという、誰も確認していない別の主張ではない。回避できる関門は、関門が全くないより悪い。なぜなら下流の全員がそれを信じてしまうからだ。

更新された証書を記録上の同じ書類種別として読み込み、失効したものは置き換えるのではなく履歴として残し、同じ発注日で同じ確認を実施する。

理由: ここでは何も上書きされるべきではなく、変わるべきなのは根底にある事実そのものである。失効した証書を更新後の証書の隣に残しておくことは、1年後に工事が始まったその週に実際にどの補償が有効だったかを答えられるようにする手段でもある。

揃えた範囲を下請契約に落とし込み、保留金の割合と支払条件は打ち直すのではなく上位契約から取り込むことで、下で保留する10パーセントが上で保留されている10パーセントと一致し、日付も揃うようにする。

理由: 揃えられた範囲こそが実際に発注すべき範囲であり、入札通知書から打ち直された下請契約は、範囲を揃えたことでちょうど見えてきた除外事項を静かに落としてしまう。上位契約と一致しない条件はまた、元請けが自分自身がまだ支払われていない日付で支払い義務を負う結果につながる。

各入札者の調整後合計額、落札者を選んだ理由、実施した確認とその確認日を添えて推薦案を出し、確定した金額をその積算行と比較する。

理由: 公共および公的機関の工事では、その場にいなかった人が後になって、時には異議申立てのあとにこの理由書を読む。比較表がまだ目の前にあるうちに書いておけば数分で済み、買付比較はまだ手を打てる段階でパッケージごとの結果を教えてくれる。