Nivelar as propostas de subempreitada e transmitir as condições

Ponha as propostas do pacote lado a lado face ao âmbito em que foram convidadas, traga cada exclusão e cada alternativa para a frente da comparação, e atribua um preço a cada lacuna para que os totais comparem âmbitos completos.

Por quê: Cinco propostas que são cada uma um único número parecem comparáveis e não são. A que excluiu o içamento e a que incluiu a licença responderam a perguntas diferentes, e a diferença só aparece quando chega como uma ordem de alteração no outono, sem qualquer tensão competitiva que a sustente.

Mantenha o certificado de seguro e os outros documentos exigidos pelo pacote na ficha de cada subempreiteiro com a sua data de validade, e arquive o próprio documento e não uma nota a dizer que foi visto.

Por quê: Um registo de documentos sem as suas datas de validade não consegue responder à única pergunta que alguém lhe faz, que é se a cobertura estava em vigor num determinado dia. Registar a validade é toda a diferença entre um arquivo e uma verificação.

Antes de redigir a adjudicação, verifique os documentos exigidos do adjudicatário pretendido na data em que pretende adjudicar. Se algum tiver caducado, a adjudicação espera, e o que volta para o subempreiteiro identifica o documento e o dia em que caducou, em vez de dizer que está bloqueado.

Por quê: A afirmação honesta é que um documento era válido na data de adjudicação, e não que a conformidade está estabelecida para todo o contrato ou para a duração da obra, o que é uma afirmação diferente que ninguém verificou. Um portão que pode ser deixado passar com um aceno é pior do que nenhum portão, porque toda a gente a jusante acredita nele.

Carregue o certificado renovado contra o mesmo tipo de documento na ficha, mantendo o caducado no histórico em vez de o substituir, e execute a mesma verificação na mesma data de adjudicação.

Por quê: Nada deve ser substituído aqui; o que deve mudar é o facto subjacente. Manter o certificado caducado ao lado do renovado é também o que lhe permite responder, um ano depois, a que cobertura estava realmente em vigor na semana em que a obra começou.

Transforme o âmbito nivelado no subcontrato, retirando a percentagem de retenção e as condições de pagamento do contrato acima em vez de as reescrever, para que os dez por cento retidos abaixo correspondam aos dez por cento retidos acima e as datas coincidam.

Por quê: O âmbito que foi nivelado é o âmbito que tem de ser comprado, e um subcontrato reescrito a partir de uma carta de proposta faz desaparecer em silêncio as exclusões que o nivelamento acabara de tornar visíveis. Condições que não correspondem ao contrato acima também são a forma como um empreiteiro geral acaba por dever dinheiro numa data em que ele próprio ainda não foi pago.

Emita a recomendação com o total ajustado para cada proponente, o motivo pelo qual o adjudicatário foi escolhido, a verificação que foi executada e a data em que foi executada, e compare o valor comprometido com a linha de estimativa de onde veio.

Por quê: Em obra pública e institucional, o raciocínio é lido por alguém que não estava na sala, por vezes depois de uma reclamação. Escrevê-lo enquanto a comparação ainda está à sua frente demora minutos, e a comparação da compra diz-lhe o resultado pacote a pacote enquanto ainda há obra sobre a qual agir.