Comparar el presupuesto de licitación con la liquidación

Guarde el presupuesto del contrato tal como se adjudicó y el presupuesto de liquidación tal como se presentó en los archivos del proyecto, fechados, con la carta de acompañamiento que llegó con cada uno.

Por que: Una revisión de liquidación la lee meses después alguien que no estuvo allí, y la primera pregunta es siempre qué dos documentos se compararon. Archivarlos ahora cuesta un minuto y elimina una discusión que de otro modo no tiene pruebas de ningún lado.

Cargue cada presupuesto para que ambos convivan en el proyecto, y compruebe que los códigos de partida pasaron en los dos. Si un lado perdió sus códigos en el traslado, corríjalo antes de comparar y no después.

Por que: El código de partida es lo que hace que una línea sea la misma línea en ambos lados. Con códigos, un contratista que insertó doce partidas y renumeró todo lo que había debajo sigue produciendo una comparación legible. Sin ellos, el emparejamiento cae al número de posición y el informe casi no le dice nada.

Abra la comparación sobre el presupuesto adjudicado y elija el presupuesto de liquidación como el otro lado. Cada línea vuelve clasificada como añadida, eliminada, cantidad cambiada, precio cambiado o sin cambios, con la cantidad, el precio y el total antiguos y nuevos, y la diferencia convertida a la moneda del proyecto.

Por que: Esta es la parte de una revisión de liquidación que consume los días y no produce ningún criterio. Hacerla de una pasada deja su atención para las líneas que realmente son conflictivas, y detecta las silenciosas -un precio que se movió unos puntos porcentuales en una cantidad muy grande- que unos ojos leyendo un listado impreso no ven.

Recorra las líneas movidas con el registro de órdenes de cambio abierto al lado, y marque a qué instrucción responde cada movimiento. La lista que sobra -movimientos sin instrucción detrás- es su lista de consultas.

Por que: La comparación le dice qué se movió y el registro le dice qué se ordenó; emparejarlos es criterio y sigue siendo suyo. Hacerlo con la lista clasificada delante es lo que convierte una revisión de liquidación en un conjunto de preguntas corto y concreto en vez de una objeción general que nadie puede responder.

Envíe la lista de consultas como correspondencia, partida por partida con el importe en juego en cada una, y registre la respuesta contra la consulta y no en la bandeja de entrada de alguien.

Por que: Una liquidación se acuerda línea por línea o no se acuerda en absoluto. Las consultas planteadas por escrito se responden; las planteadas en una reunión cada parte las recuerda de forma distinta, y la diferencia sale a la luz en el peor momento posible, cuando se está firmando la cifra final.