把投标清单与结算清单对比

把中标合同清单和提交的结算清单分别存入项目档案,注明日期,并附上各自的附函。

原因: 结算复核往往是几个月后由当时不在场的人来看的,他们的第一个问题永远是究竟比对的是哪两份文件。现在花一分钟存档,就能消除一场双方都拿不出证据的争论。

分别导入两份清单,使二者在项目中并排存在,并核对双方的行项编码是否都完整带入。如果某一方在传输中丢失了编码,先补上再比对,而不是比对之后再补。

原因: 行项编码是让某一行在双方清单中被认作同一行的依据。有了编码,即便承包商插入了十二个条目并对之后所有条目重新编号,依然能得到一份可读的对比。没有编码,匹配就只能退回到按位置编号,报告基本说明不了什么问题。

以中标清单打开对比,选定结算清单作为对照方。每一行都会被分类为新增、删除、数量变更、单价变更或无变化,并给出新旧数量、单价、合计,以及折算为项目本位币后的差额。

原因: 这正是结算复核中最耗时、却产生不了任何判断的部分。一次跑完这一步,能把注意力留给真正有争议的行项,还能捕捉到那些不易察觉的情况,比如单价在数量极大的行项上只变动了几个百分点,这是人工看打印件很难发现的。

打开变更指令登记册放在旁边,逐条核对发生变动的行项,标出每处变动对应哪一条指令。剩下的清单,也就是找不到指令依据的变动,就是你的质疑清单。

原因: 对比结果告诉你哪里变了,登记册告诉你指示了什么;把两者配对属于判断,仍需由你完成。把分类好的清单摆在面前来做这件事,能把结算复核变成一组简短而具体的问题,而不是一个谁都答不上来的笼统异议。

以正式函件形式逐项发出质疑清单,注明每项涉及的金额,并把答复记录在该质疑项下,而不是记在某人的收件箱里。

原因: 结算要么逐行确认,要么就谈不上确认。书面提出的质疑会得到答复;会议上提出的质疑,双方各自记忆不同,而这种差异往往在最不合时宜的时刻,也就是最终金额签字时才浮现出来。