Porównaj przedmiar przetargowy z rozliczeniem

Zapisz kosztorys umowny jak udzielony i kosztorys rozliczeniowy jak złożony do plików projektu, z datą i pismem przewodnim, które przyszło z każdym z nich.

Dlaczego: Przegląd rozliczenia czyta miesiące później ktoś, kogo tam nie było, i pierwsze pytanie zawsze brzmi, które dwa dokumenty porównano. Zarchiwizowanie ich teraz zajmuje minutę i usuwa spór, który inaczej nie ma dowodów po żadnej stronie.

Wczytaj każdy kosztorys tak, by oba znajdowały się w projekcie obok siebie, i sprawdź, czy kody pozycji przeszły w obu. Jeśli jedna strona zgubiła kody w drodze, napraw to przed porównaniem, a nie po nim.

Dlaczego: Kod pozycji to to, co sprawia, że wiersz jest tym samym wierszem po obu stronach. Z kodami wykonawca, który wstawił dwanaście pozycji i przenumerował wszystko poniżej, wciąż daje czytelne porównanie. Bez nich dopasowanie cofa się do numeru pozycji, a raport mówi ci niemal nic.

Otwórz porównanie na kosztorysie udzielonym i wybierz kosztorys rozliczeniowy jako drugą stronę. Każdy wiersz wraca sklasyfikowany jako dodany, usunięty, ze zmienioną ilością, ze zmienioną stawką albo niezmieniony, ze starą i nową ilością, stawką i sumą, oraz różnicą przeliczoną na walutę projektu.

Dlaczego: To ta część przeglądu rozliczenia, która pochłania dni i nie wytwarza żadnego osądu. Zrobienie jej za jednym razem zostawia twoją uwagę dla wierszy, które są faktycznie sporne, i wychwytuje te ciche - stawkę, która przesunęła się o kilka procent przy bardzo dużej ilości - których oczy czytające wydruk nie zauważają.

Przejdź przez zmienione wiersze z otwartym obok rejestrem zleceń zmian i oznacz, na jakie polecenie odpowiada każda zmiana. Lista, która zostaje - zmiany bez żadnego polecenia za sobą - to twoja lista pytań.

Dlaczego: Porównanie mówi ci, co się zmieniło, a rejestr mówi ci, co poleciano; sparowanie ich to osąd i pozostaje twoje. Zrobienie tego, gdy sklasyfikowana lista jest przed tobą, zamienia przegląd rozliczenia w krótki, konkretny zestaw pytań zamiast ogólnego sprzeciwu, na który nikt nie potrafi odpowiedzieć.

Wyślij listę pytań jako korespondencję, pozycja po pozycji, z kwotą stawki na każdej, i zapisz odpowiedź wobec pytania, a nie w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Dlaczego: Rozliczenie uzgadnia się wiersz po wierszu albo wcale. Pytania zadane na piśmie otrzymują odpowiedź; pytania zadane na spotkaniu każda strona pamięta inaczej, a różnica wychodzi na jaw w najgorszym możliwym momencie, gdy podpisywana jest ostateczna kwota.