De aanbestedingsbegroting vergelijken met de eindafrekening

Sla het contractbestek zoals gegund en het eindafrekeningsbestek zoals ingediend gedateerd op in de projectbestanden, met de begeleidende brief die bij elk kwam.

Waarom: Een eindafrekeningsbeoordeling wordt maanden later gelezen door iemand die er niet bij was, en de eerste vraag is altijd welke twee documenten zijn vergeleken. Ze nu archiveren kost een minuut en haalt een discussie weg die anders aan geen van beide kanten bewijs heeft.

Laad elk bestek zodat beide naast elkaar in het project staan, en controleer of de postcodes bij beide zijn overgekomen. Als de ene kant zijn codes onderweg is kwijtgeraakt, herstel dat voordat u vergelijkt in plaats van erna.

Waarom: De postcode is wat een regel dezelfde regel maakt aan beide kanten. Met codes levert een aannemer die twaalf posten invoegde en alles eronder hernummerde nog steeds een leesbare vergelijking op. Zonder codes valt de matching terug op positienummer en vertelt het rapport u bijna niets.

Open de vergelijking op het gegunde bestek en kies het eindafrekeningsbestek als de andere kant. Elke regel komt terug geclassificeerd als toegevoegd, verwijderd, hoeveelheid gewijzigd, tarief gewijzigd of ongewijzigd, met de oude en nieuwe hoeveelheid, tarief en totaal, en het verschil herberekend naar de valuta van het project.

Waarom: Dit is het deel van een eindafrekeningsbeoordeling dat de dagen opslokt en geen enkel oordeel oplevert. Het in één keer laten uitvoeren, houdt uw aandacht vrij voor de regels die daadwerkelijk omstreden zijn, en het vangt de stille gevallen op - een tarief dat een paar procent verschoof op een zeer grote hoeveelheid - die ogen die een uitdraai lezen niet zien.

Werk de verschoven regels af met het wijzigingsopdrachtregister ernaast open, en markeer aan welke opdracht elke verschuiving beantwoordt. De lijst die overblijft - verschuivingen zonder opdracht erachter - is uw vragenlijst.

Waarom: De vergelijking vertelt u wat er verschoof en het register vertelt u wat er is opgedragen; ze koppelen is een oordeel en blijft aan u. Dit doen terwijl de geclassificeerde lijst voor u ligt, is wat een eindafrekeningsbeoordeling verandert in een korte, specifieke set vragen in plaats van een algemeen bezwaar dat niemand kan beantwoorden.

Geef de vragenlijst uit als correspondentie, item voor item met het bedrag dat op elk op het spel staat, en leg het antwoord vast tegen de vraag in plaats van in iemands inbox.

Waarom: Een eindafrekening wordt regel voor regel overeengekomen of helemaal niet. Schriftelijk opgeworpen vragen worden beantwoord; in een vergadering opgeworpen vragen worden door elke kant anders onthouden, en het verschil komt naar boven op het slechtst mogelijke moment, wanneer het eindcijfer wordt ondertekend.