Jämför anbudsförteckningen med slutavräkningen

Spara den tilldelade kontraktsförteckningen och den inlämnade slutavräkningsförteckningen i projektfilerna, daterade, med det följebrev som kom med var och en.

Varför: En slutavräkningsgranskning läses månader senare av någon som inte var med, och den första frågan är alltid vilka två dokument som jämfördes. Att arkivera dem nu tar en minut och tar bort en tvist som annars saknar bevis på båda sidor.

Läs in varje förteckning så att båda finns i projektet sida vid sida, och kontrollera att postkoderna följde med på båda. Om ena sidan tappade sina koder under överföringen, åtgärda det innan jämförelsen, inte efteråt.

Varför: Postkoden är det som gör en rad till samma rad på båda sidor. Med koder ger en entreprenör som infogat tolv poster och omnumrerat allt därunder ändå en läsbar jämförelse. Utan dem faller matchningen tillbaka på positionsnummer, och rapporten säger nästan ingenting.

Öppna jämförelsen på den tilldelade förteckningen och välj slutavräkningsförteckningen som motpart. Varje rad kommer tillbaka klassificerad som tillagd, borttagen, mängdändrad, prisändrad eller oförändrad, med gammal och ny mängd, pris och summa, och skillnaden omräknad till projektets valuta.

Varför: Detta är den del av en slutavräkningsgranskning som förbrukar dagarna och inte ger något omdöme alls. Att klara den i en genomgång lämnar din uppmärksamhet till de rader som faktiskt är omtvistade, och den fångar de tysta ändringarna - ett pris som rört sig några procent på en mycket stor mängd - som ögon som läser en utskrift inte gör.

Gå igenom de ändrade raderna med registret över ändringsordrar öppet bredvid, och markera vilken instruktion varje ändring svarar mot. Listan som blir kvar - ändringar utan någon instruktion bakom sig - är din frågelista.

Varför: Jämförelsen visar vad som ändrats och registret visar vad som instruerats; att koppla ihop dem är ett omdöme och förblir ditt. Att göra det med den klassificerade listan framför dig är det som gör en slutavräkningsgranskning till en kort, konkret uppsättning frågor i stället för en allmän invändning ingen kan besvara.

Skicka frågelistan som korrespondens, post för post med det belopp som står på spel för var och en, och registrera svaret mot frågan i stället för i någons inkorg.

Varför: En slutavräkning godkänns rad för rad, eller inte alls. Frågor som ställs skriftligt får svar; frågor som tas upp på ett möte minns varje sida olika, och skillnaden dyker upp i värsta tänkbara ögonblick, när den slutliga summan ska undertecknas.