Porovnat soutěžní rozpočet s vyúčtováním

Uložte přidělený smluvní rozpočet a předložené vyúčtování do souborů projektu, s datem a průvodním dopisem, který k nim patřil.

Proč: Kontrolu vyúčtování čte za pár měsíců někdo, kdo u toho nebyl, a první otázka vždy zní, které dva dokumenty se porovnávaly. Uložit je teď zabere minutu a odstraní spor, pro který jinak nemá důkaz ani jedna strana.

Načtěte každý rozpočet tak, aby oba byly v projektu vedle sebe, a zkontrolujte, že kódy položek se přenesly u obou. Pokud jedna strana kódy při přenosu ztratila, opravte to před porovnáním, ne až po něm.

Proč: Kód položky je to, co dělá z řádku stejný řádek na obou stranách. S kódy dodavatel, který vložil dvanáct položek a přečísloval vše pod nimi, přesto vytvoří čitelné porovnání. Bez nich se shoda vrátí k číslu pozice a report neřekne skoro nic.

Otevřete porovnání na přiděleném rozpočtu a jako druhou stranu vyberte vyúčtování. Každý řádek se vrátí klasifikovaný jako přidaný, odebraný, se změněným množstvím, se změněnou cenou nebo beze změny, se starým a novým množstvím, cenou a součtem, a rozdíl přepočtený do měny projektu.

Proč: Toto je ta část kontroly vyúčtování, která spotřebuje dny a nepřinese žádný úsudek. Zvládnout ji na jeden průchod uvolní vaši pozornost pro řádky, které jsou skutečně sporné, a odhalí i ty tiché - cenu, která se posunula o pár procent u velmi velkého množství -, jež oko čtoucí výtisk nezachytí.

Projděte změněné řádky s otevřeným registrem změnových příkazů vedle sebe a označte, kterému příkazu každý pohyb odpovídá. Zbylý seznam - pohyby bez jakéhokoli příkazu za sebou - je váš seznam dotazů.

Proč: Porovnání říká, co se změnilo, a registr říká, co bylo nařízeno; spárovat je je úsudek a zůstává na vás. Dělat to s klasifikovaným seznamem před sebou je to, co promění kontrolu vyúčtování v krátký, konkrétní seznam otázek místo obecné námitky, na kterou nikdo neumí odpovědět.

Vydejte seznam dotazů jako korespondenci, bod po bodu s částkou, o kterou u každého jde, a zaznamenávejte odpověď u dotazu, ne v něčí schránce.

Proč: Vyúčtování se odsouhlasí řádek po řádku, nebo se neodsouhlasí vůbec. Na dotazy vznesené písemně se odpovídá; dotazy vznesené na jednání si každá strana zapamatuje jinak, a ten rozdíl vyplave na povrch v nejhorší možný okamžik, kdy se podepisuje konečná částka.