入札内訳書を精算内訳書と比較する

契約内訳書を落札時のものとして、精算内訳書を提出時のものとして、日付を付け、それぞれに添付された送付状とともにプロジェクトファイルに保存します。

理由: 精算レビューは何か月も後に、その場にいなかった人が読むものであり、最初の疑問は常に、比較されたのはどの二つの文書かということです。今のうちに一分かけて保存しておけば、どちらの側にも証拠がない議論を防げます。

両方の内訳書を読み込み、プロジェクト内で並べて確認できるようにし、両側で項目コードがそのまま引き継がれているかを確認します。片方が転記の途中でコードを失っていた場合は、比較する前に直しておきます。

理由: 項目コードは、ある行が双方で同じ行だと認識させるものです。コードがあれば、施工者が十二項目を挿入してそれ以下をすべて番号振り直ししても、読みやすい比較結果になります。コードがなければ照合は位置番号任せになり、レポートはほとんど何も教えてくれません。

落札内訳書を基準に比較を開き、精算内訳書を相手側として選びます。すべての行が追加・削除・数量変更・単価変更・変化なしのいずれかに分類され、新旧の数量・単価・合計、そしてプロジェクトの通貨に換算した差額とともに返されます。

理由: これは精算レビューのうち、日数を消費しながら判断は何も生まない部分です。これを一度で済ませることで、実際に争点となる行に注意を集中でき、印刷物を目で追うだけでは見逃しがちな静かな変化、たとえば非常に大きな数量に対して単価がわずか数パーセント動いたような箇所も拾い上げます。

変更指示登録簿を横に開いた状態で変動した行を順に確認し、それぞれの変動がどの指示に対応するかを印します。残ったリスト、つまり裏付けとなる指示のない変動が、あなたの照会リストになります。

理由: 比較結果は何が変動したかを、登録簿は何が指示されたかを教えてくれます。両者を対にするのは判断であり、あなたの仕事のままです。分類済みのリストを目の前にしてこれを行うことで、精算レビューは誰も答えられない一般的な異議ではなく、短く具体的な質問の集まりになります。

照会リストを一件ずつ、それぞれにかかる金額とともに正式な文書として発行し、回答は誰かの受信箱にではなく、その照会に対して記録します。

理由: 精算は行ごとに合意されるか、まったく合意されないかのどちらかです。文書で提起された照会には回答がつきますが、会議で提起された照会は各当事者がそれぞれ違う形で記憶し、その違いは最終金額に署名するという最悪のタイミングで表面化します。